Dicas para gerir as finanças de pequenos negócios

Ter um pequeno negócio pode ser simultaneamente estimulante e desafiante. Um dos aspetos mais importantes da gestão destas pequenas empresas é o financeiro. Uma gestão financeira adequada é essencial para assegurar a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

Neste artigo, irei partilhar algumas dicas que poderão ser úteis para navegar os mares das finanças dos pequenos negócios de modo mais eficaz.

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1. Crie um orçamento detalhado

Um orçamento bem estruturado e detalhado é a base para uma boa gestão financeira. Só assim será possível estabelecer metas de receita, fazer face a todos os custos e alocar os seus recursos financeiros de modo eficiente.

Comece por descrever exaustivamente os seus custos operacionais mensais, incluindo salários, rendas, telecomunicações, eletricidade, rendas de equipamentos e impostos (não se esqueça do IVA!). Depois, anualize os seus custos operacionais mensais (não se esqueça dos subsídios de férias e de Natal!). Guarde bem esse número, porque ele vai servir-lhe de ponto de partida para o seu orçamento.

Depois faça uma análise das suas receitas passadas e tente projetar as suas receitas futuras face aos seus custos operacionais. Compare o seu desempenho financeiro real com o seu orçamento regularmente para identificar variações e fazer os ajustes necessários.

2. Separe as suas finanças pessoais das do seu negócio

Misturar finanças pessoais com as do seu negócio é um erro muito comum, sobretudo nos empresários em nome individual (ENI) e nas microempresas. Abra sempre uma conta bancária separada e utilize um cartão de débito para pagar todas as despesas relacionadas com o seu negócio. Use o homebanking da conta da empresa para acompanhar receitas e despesas com regularidade.

Sempre que tiver de financiar o seu negócio com dinheiro pessoal, faça uma transferência bancária e registe esse movimento na contabilidade. Esta separação de águas entre o plano pessoal e o plano profissional simplifica o cumprimento de obrigações fiscais, torna a análise financeira mais simples e adiciona uma camada de proteção legal para o seu património pessoal.

3. Faça uma gestão prudente da sua tesouraria

Problemas de tesouraria podem colocar em sério risco um pequeno negócio. Para garantir um fluxo de caixa positivo e consistente, emita as suas faturas prontamente, ofereça descontos para pagamentos antecipados e tente encontrar uma correspondência entre os prazos de pagamento a fornecedores e os prazos de recebimento.

Idealmente, é aconselhável manter uma reserva de caixa de pelo menos seis meses de custos fixos para cobrir despesas imprevistas ou navegar em períodos de menor volume de vendas.

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4. Controle (mesmo!) as suas despesas

Controlar as suas despesas é não só crucial para a rentabilidade, como pode revelar-se a diferença entre manter ou ter de fechar o seu negócio.

Reveja regularmente onde anda a gastar o dinheiro da sua empresa e identifique áreas onde pode cortar custos. Precisa mesmo de gastar 700 euros por mês no renting de um carro novo? Ou de alugar um escritório por dois anos antes de começar a gerar receitas?

Pense duas vezes antes de assumir custos fixos de médio ou longo prazo e negoceie com fornecedores para obter melhores condições.

Antes de ter o seu modelo de negócio totalmente provado ou se estiver a lançar novas áreas, considere subcontratar serviços a terceiros para testar o respetivo potencial ao mesmo tempo que mitiga o seu risco.

5. Invista num software simples e num bom contabilista

Atualmente, há no mercado múltiplas soluções de software de gestão que estão dimensionadas para pequenos negócios e que não lhe vão pesar no orçamento, nem o vão esmagar com quinhentas funcionalidades que nunca irá utilizar.

Na maioria dos casos, as empresas que os comercializam estão disponíveis para os demonstrar e para o deixar experimentar durante um período de testes. Procure o software mais simples possível mas que se adeque ao seu negócio, em particular ao modo como irá faturar pelos seus produtos ou serviços.

Procure também que esse software permita uma ligação direta às contas bancárias da sua empresa e seja acessível ao seu contabilista. E, por falar em contabilista, invista num que lhe apresente credenciais e experiência a apoiar empresas parecidas com a sua.

Tanto um bom software como um bom contabilista ajudá-lo-ão a tomar decisões financeiras mais informadas.

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6. Verifique regularmente se o seu negócio gera liquidez suficiente

É muito importante calcular regularmente os principais rácios financeiros, tais como rácios de liquidez, rácios de rentabilidade e rácios de eficiência, na medida em que estes oferecem-lhe informações valiosas sobre o desempenho financeiro da sua empresa.

Monitorize regularmente estes rácios para identificar tendências e áreas que possam requerer atenção. Por exemplo, um rácio de rentabilidade que desça durante três ou quatro meses seguidos pode indicar a necessidade de ajustar os preços dos seus produtos ou serviços ou então de reduzir as suas despesas.

7. Recorra a financiamento apenas e só se for mesmo necessário e faça-o com cautela

Se o seu negócio necessitar de liquidez para crescer, avalie cuidadosamente as diferentes opções de financiamento disponíveis no mercado. Explore empréstimos bancários tradicionais, linhas de crédito, investidores, capital de risco ou crowdfunding, dependendo do momento e das necessidades do seu negócio.

Lembre-se que cada tipo de financiamento vem com os seus próprios termos, condições custos e implicações. Se o seu negócio necessitar de liquidez para sobreviver, então tenha muito cuidado. É muito fácil recorrer a crédito, sobretudo sob a forma de desconto de faturas e antecipação de receitas.

A minha recomendação é que o faça apenas em situações excecionais. Há riscos muito sérios em financiar a tesouraria da sua empresa através da antecipação de receitas. Pode estar a cavar um buraco financeiro do qual será muito difícil sair. Faça bem as contas. Calcule bem os custos do crédito e projete antecipadamente o modo como o irá reembolsar.

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Conclusão

Uma gestão financeira estruturada, documentada e eficiente é essencial para o sucesso dos pequenos negócios. Seja proativo na gestão das suas finanças. Depois de ler este artigo, faça uma reflexão sobre o modo como tem gerido as finanças do seu negócio.

Se tiver dúvidas ou achar que pode ser útil, contacte a Área de Empresas do Doutor Finanças. Estamos aqui para o ajudar.

Hugo Rosa Ferreira

Hugo Rosa Ferreira é licenciado em Direito pela FDUL – Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa e tem um MBA pelas Universidades Católica e Nova de Lisboa (The Lisbon MBA). Começou a sua carreira profissional na VdA, foi Diretor Jurídico do Deutsche Bank em Portugal entre 2002 e 2005 e sócio coordenador da Área de Direito Financeiro da PLMJ entre 2012 e 2020. Juntou-se à equipa do Doutor Finanças em 2021, como Partner e Board Member e atualmente é Chief Strategy Officer.