Trabalhador independente: Contabilidade organizada ou simplificada?

Se vai exercer a sua atividade enquanto trabalhador independente, há um conjunto de procedimentos e decisões que deve ter em conta. Desde logo, na altura de proceder à abertura de atividade nas Finanças, terá de ter em atenção se vai optar pelo regime de contabilidade organizada ou contabilidade simplificada.

Para tal, deverá tentar antecipar, dentro do possível, os gastos e rendimentos que terá, relacionados com essa atividade profissional. E, com base nesses dados, optar pelo melhor e mais adequado enquadramento legal e, assim, eleger o regime de contabilidade, bem como o regime de IVA.

Vejamos, de seguida, o que são os dois regimes e o que os diferencia.

Contabilidade organizada

Tal como o próprio nome indica, estamos a falar de um regime de tributação que obriga as empresas a guardar e manter organizados todos os documentos em dossiês fiscais por um período de anos.

Este regime de contabilidade é o mais indicado para quem tenha uma atividade empresarial mais complexa e em que o empresário preveja que o seu volume de despesas represente mais de 25% dos seus rendimentos. Ou seja, suponhamos que para gerar um rendimento de 100 euros, incorre em despesas de 30 ou 40 euros, ou mais. Neste cenário, será preferível optar pelo regime de contabilidade organizada.

É preciso ter em atenção que este regime de contabilidade é obrigatório em determinadas situações como, por exemplo, no caso de uma sociedade, independentemente da sua forma jurídica; e de todos os trabalhadores independentes ou empresários em nome individual cujo rendimento anual seja superior a 200 mil euros.

Não se enquadrando em nenhuma situação que obrigue a este regime, deverá analisar as vantagens e desvantagens da contabilidade organizada, para optar pela alternativa mais benéfica para o seu caso.  

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Vantagens e desvantagens

Como vantagem, podemos destacar o facto de ser um regime mais eficiente a nível fiscal, uma vez que permite deduzir a generalidade das despesas, e as contas estão organizadas de forma a permitir identificar os lucros e prejuízos de forma mais rigorosa, assim como identificar que custos estamos a incorrer e que poderão ser anulados ou reduzidos.

Porém, existem pontos menos positivos que também deverão ser tidos em conta como a obrigatoriedade de elaboração de dossiês fiscais e todo um conjunto de obrigações legais. E, acima de tudo, a obrigação de nomear um Contabilista Certificado.

Contabilidade simplificada

O regime de contabilidade simplificado é o mais escolhido pelos contribuintes. Neste regime, os rendimentos serão tributados através da aplicação de um coeficiente, e não serão considerados os gastos decorrentes da atividade.

Para que possa ficar enquadrado neste regime terá de cumprir determinados requisitos cumulativamente, como ser sujeito passivo residente em Portugal, não estar obrigado a revisão de contas, ter rendimentos anuais ilíquidos inferiores a 200 mil euros e, no período imediatamente anterior, não ter um balanço igual ou superior a 500 mil euros.

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Vantagens e desvantagens

No que respeita a vantagens, podemos ver que neste regime de contabilidade, o sujeito passivo terá menos encargos financeiros, pois, por exemplo, não está sujeito à contratação de um Contabilista Certificado. Outro ponto que também poderá ser visto como uma vantagem é o facto de não ter tantas obrigações fiscais e, assim, não ter de incorrer em despesas extras.

Em sentido contrário, é preciso ter em conta que, neste tipo de regime, não é possível deduzir as despesas decorrentes da atividade profissional. Ou seja, a Autoridade Tributária considera que apenas 25% dos nossos rendimentos serão considerados despesas.

Se, no final do mês, tiver um total de rendimentos, faturas emitidas, no montante de 1.000 euros, será tributado sobre 750 euros, pois a AT assume que os restantes 250 euros correspondem a despesas que teve de suportar para poder obter aquele rendimento. Mesmo que saiba, e possa fazer prova que, para faturar aqueles 1.000 euros, teve de despender 450 euros (ficando assim com rendimento de 550 euros e não 750), não serão tidos em conta os 200 euros (450€-250€) que gastou acima do limite legalmente imposto.

É importante referir que, se a atividade que exercer, enquanto trabalhador independente, estiver relacionada com vendas, hotelaria, restauração e bebidas, é tributado sobre 85% dos rendimentos e não sobre os 75% anteriormente mencionados.

Constatamos, assim, que este tipo de regime de contabilidade será mais indicado para atividades profissionais mais pequenas e com menos complexidade.

Contabilidade organizada ou contabilidade simplificada: O que escolher?

Em resumo, o regime de contabilidade simplificada poderá ser adotado por quem não ultrapasse os 200 mil euros de rendimentos anuais, mas não poderá deduzir as despesas inerentes à atividade, não tendo, ao mesmo tempo, a obrigatoriedade de contratar um Contabilista Certificado.

Quanto à contabilidade organizada, qualquer pessoa poderá optar por este regime, mas quem tenha um rendimento igual ou superior a 200 mil euros estará obrigatoriamente enquadrado. Neste regime poderá deduzir todas as despesas legalmente aceites que sejam necessárias para a obtenção dos rendimentos e terá obrigatoriamente de contratar um Contabilista Certificado.

Posto isto, será de extrema importância analisar bem qual o melhor regime para a sua atividade para que não incorra em gastos desnecessários ou perca fontes de rendimento.

Em caso de dúvidas, ou de não conseguir ter uma perceção clara de qual a melhor opção para o seu caso em concreto, o aconselhável é consultar sempre um especialista da área.

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