10 exemplos de email formal para vários usos

Pretende enviar um email formal ou um email profissional e tem dúvidas de como o redigir? Consulte os nossos exemplos de email formal para vários usos e adapte-os ao seu caso pessoal de forma simples e eficaz.

1. Exemplo de email formal genérico pronto a usar

Assunto: ... [indique de forma muito resumida o assunto do email e outros dados como referências/números de processos/números de identificação, se aplicável]

Ao cuidado de ... departamento X / serviço X / gerência da empresa X / administração [Inclua esta menção antes de "Exmo.(s) Senhor(es)" se não souber quem é o destinatário do email ou se não tiver o endereço eletrónico dessa pessoa]

Exmo.(s) Senhor(es), [Se conhecer ou souber quem é o destinatário, acrescente o nome e o título Dr(a)/Eng./Professor/Diretor/Administrador, se aplicável]

Sou ... [se é um primeiro contacto, apresente-se: utente/cliente/aluno/candidato à vaga de/utilizador do serviço de ..., caso contrário pode omitir este passo]

Estou a contactar por ... / Venho solicitar ... / Venho apresentar proposta ... [indicar o motivo pelo qual está a escrever o email de forma objetiva, sucinta e mencionando os detalhes importantes].

Anexo os documentos ... / a proposta ... / os comprovativos ... [descrever os anexos, se não existirem omita este passo].

Agradeço desde já a atenção dispensada. Fico à disposição para qualquer esclarecimento adicional./Aguardo contacto./Aguardo agendamento de reunião.

Atenciosamente,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]

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2. Exemplo de email formal para empresa a solicitar algo

Assunto: Pedido de Orçamento [pode adaptar consoante o seu caso específico]

Ao cuidado do departamento comercial [pode omitir este passo se sabe a quem dirigir o email]

Exmo.(s) Senhor(es), [se conhecer o destinatário, acrescente o nome]

Estou a entrar em contacto para solicitar um orçamento referente ao produto/serviço ... [indique a designação e descreva os detalhes do produto ou serviço que necessita, quantidades, dimensões, etc.]

Agradeço informação sobre as condições de venda, prazo de entrega/execução, garantias, instalação/assistência pós-venda/manutenção, prazos de pagamento/avenças, formação, ... [indique as informações que pretende de acordo com o seu caso concreto].

Grato pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.

Com os melhores cumprimentos,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]

3. Exemplo de email formal para uma instituição

Assunto: Pedido de reunião

Ao cuidado da Direção da Associação ... /Conselho Fiscal da Associação ... /Direção Técnica da ... [nome da instituição] /Serviço de ...

Exmo.(s) Senhor(es) [se souber a quem dirigir o email, indique o cargo e o nome. Exemplo: Exma. Senhora Diretora Dra. Ana Santos]

Sou ... [apresente-se de forma sucinta se se tratar de um primeiro contacto, indique o cargo/função/especialização, se aplicável.]

Gostaria de solicitar uma reunião com o objetivo de discutir/apresentar ... [indicar o motivo da reunião: oportunidade de negócio, apresentação de projeto ou proposta, realização de entrevista, pedido de esclarecimento, etc.]

Caso seja possível, sugiro ... [indicar data(s) e hora(s)]. Se não for possível, peço a V. Ex.ª que me informe da disponibilidade da sua agenda para as próximas semanas e o dia e hora que serão da sua conveniência.

Gostaria ainda que me indicasse os intervenientes na reunião e se necessitam que envie previamente documentação/materiais relevantes/ordem de trabalhos, ficando desde já à disposição para qualquer esclarecimento adicional.

Agradeço antecipadamente a atenção dispensada. Aguardo o contacto de V. Exª.

Atenciosamente,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]

4. Exemplo de email formal para um cliente

Assunto: Confirmação de pedido / Envio de orçamento / Agendamento de reunião / Regularização de fatura vencida

Prezado(a) Senhor(a), [se o cliente for uma empresa, indique o responsável]

Confirmo a receção do seu pedido ... [identificar o pedido com designação, número, ou outros dados] e informo que o mesmo será entregue no prazo de ... dias. / Serve o presente email para enviar o orçamento solicitado referente a ... [produto, serviço], com indicação de todas as condições de venda, pagamento e assistência pós-venda / Gostaria de agendar uma reunião para ... [apresentação de proposta / demonstração de produto]. Sugiro a data ..., se não for possível, agradeço que me informe da sua disponibilidade para a realização da mesma. / Entro em contacto para solicitar a regularização da n/Fatura ... [indicar número], de ... [data de emissão], no valor de ... euros que se encontra vencida e não liquidada. Anexo extrato de conta corrente para conferência. Se a mesma foi entretanto liquidada, queira ignorar o presente email.

Agradeço a preferência e permaneço à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Atenciosamente,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]

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5. Exemplo de email formal de resposta e envio de documentos

Assunto: Envio de Documentos [indicar número de processo/orçamento/referência/proposta ou outra identificação, se aplicável]

Prezado(s) Senhor(es), [indique o cargo e o nome se sabe quem é o destinatário]

Agradeço o email de V. Exª(s) e, conforme solicitado, envio todos os documentos relativos a .../comprovativos de ... dentro do prazo estabelecido.

Anexo: [indicar de forma sucinta os documentos que anexa]

• Documento ... de... [indicar data, se aplicável]
• Comprovativo ...
• Relatório ...
• Notificação ...
• Proposta ...

Gostaria de salientar que todos os documentos enviados estão conforme os originais.

Para qualquer informação adicional, não hesite(m) em contactar-me.

Sem mais de momento,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável)]

6. Exemplo de email formal para as Finanças

Assunto: Processo ... [número do processo], NIF ... [número de Identificação Fiscal (contribuinte)]

Exmo.(a) Senhor(a) Chefe do Serviço de Finanças de ... - ... , [localidade e número da repartição, se aplicável]

Sou ... [nome completo], com o domicílio fiscal ... [morada fiscal], com o NIF ... [número de Identificação Fiscal (contribuinte)].

Tenho uma mensagem de dívida no Portal da AT correspondente ao processo ... [indicar o número do processo], com data de instauração de ... [indicar a data do processo], relativo a IMI do ano ... em dívida [adaptar ao seu caso pessoal].

O pagamento deste imposto foi efetuado dentro do prazo legal, em ... [data do pagamento], conforme comprova(m) documento(s) bancário(s) que anexo. [anexar o(s) comprovativo(s)]

Por constar esta incidência da minha situação fiscal, estou impedido(a) de emitir Declaração de Dívida e Não Dívida que necessito com muita urgência.

Agradeço a atenção dispensada a este assunto e solicito a regularização desta situação com a maior brevidade possível.

Fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.

Sem mais de momento,

[Nome, informações de contacto]

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7. Exemplo de email formal para a Segurança Social

Assunto: Regularização de situação contributiva, NISS ... [indique o assunto e outros dados que o identifiquem como o número de processo, se existir]

Exmo.s Senhores,

Sou ... [indique o seu nome], com o NISS ... [indique o seu número de identificação da segurança social].

Solicitei, através da segurança social direta, Declaração da Situação Contributiva em ... [data do pedido] e a mesma refere que a situação não se encontra regularizada por falta de pagamento das contribuições ... [identificar o(s) período(s)].

Estas contribuições foram liquidadas dentro do(s) prazo(s) devido(s), em ... [data(s) do(s) pagamento(s)], no valor de ... euros [indicar o valor para cada período], conforme documento(s) comprovativo(s) do(s) pagamento(s) que anexo [anexar todos os documentos justificativos dos pagamentos], pelo que a cobrança de juros de mora no valor de ... euros relativos a estas contribuições é indevida.

Assim, solicito a regularização da situação contributiva e o afastamento de juros e coimas com a maior urgência.

Grato(a) pela atenção dispensada, fico ao dispor para qualquer esclarecimento adicional.

Atenciosamente,

[Nome, informações de contacto, cargo (se aplicável. Exemplo: sócio-gerente de sociedade)]

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8. Exemplo de email formal para um departamento de uma universidade

Assunto: Pedido de informações [indicar o motivo do envio do email]

Ao Departamento de ... / Serviço de ... / Faculdade de ... da Universidade ... [se souber a quem dirigir o email pode omitir este passo]

Magnifico(a) Reitor(a) da Universidade..., [título académico e nome]/ Exmo.(a) Senhor(a) Presidente do Instituto Politécnico de ... [título académico e nome] / Exmo.(a) Senhor(a) Diretor(a) da Faculdade... [título académico e nome] / Exmo.(a) Sr.(a) Responsável do Projeto ... [título académico e nome].

Sou ... [nome], aluno(a) do ... ano do curso de ... e gostaria de solicitar informações sobre ... [programas de investigação / eventos académicos / eventos científicos / oportunidades de estágio para estudantes / serviços para a comunidade académica e local / matrículas e propinas, etc.].

Se possível, gostaria de agendar uma reunião para esclarecimento deste assunto / solicitar o envio de documentação / formulários / folhetos a fim de formalizar candidatura [indique o motivo pelo qual está a solicitar a informação e o que pretende da outra parte, se aplicável].

Grato(a) pela atenção dispensada,

[Nome, informações de contacto, número de aluno (se aplicável)]

9. Exemplo de email formal para um professor

Assunto: Pedido de reunião de orientação de dissertação de mestrado [adaptar ao seu caso concreto]

Exmo.(a) Senhor(a) Professor(a) / Professor(a) Doutor(a) [caso seja professor catedrático] ... [nome do(a) professor(a)]

Nas últimas semanas tenho pesquisado sobre um possível tema de dissertação de mestrado que me desperta muito interesse e que gostaria de investigar de forma sistemática e aprofundada.

Seria muito importante para mim ter a oportunidade de reunir com o(a) Senhor(a) Professor(a) / Professora(a) Doutor(a), dentro dos horários da universidade e mediante a sua disponibilidade, para discutirmos este tema e avaliar se seria uma área viável para a minha dissertação, conhecer as suas sugestões e orientações adicionais, metodologia de trabalho, objetivos, referências bibliográficas e demais aspetos conexos.

Agradeço desde já a sua atenção e aguardo ansiosamente a sua resposta.

Atenciosamente,

[Nome, informações de contacto, número de aluno, curso]

10. Exemplo de email de despedida

Assunto: Mensagem de despedida

Caro(s) ... chefe / diretor / supervisor/ colega(s),

Após um período de reflexão, decidi abraçar um novo projeto que acredito ser um enorme desafio mas também uma oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional.

Escrevo esta mensagem de despedida porque a minha jornada na empresa... / no serviço... / no departamento de... não teria sido tão gratificante sem o seu / vosso contributo.

Não posso deixar de expressar a minha gratidão por tudo o que aprendi consigo / convosco e por todos os momentos difíceis que superámos juntos, bem como os momentos de sucesso que partilhámos ao longo destes meses/anos.

Agradeço o apoio e a confiança depositada em mim e as oportunidades que me foram dadas e desejo-lhe(s) muito sucesso para o futuro.

Deixo os meus contactos à sua / vossa disposição.

Atenciosamente / Um forte abraço,

[Nome e contactos]

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Dicas para redigir um email formal ou email profissional eficaz

Estrutura de um email formal

Pode escrever vários emails formais com várias finalidades mas, independentemente do conteúdo ou destinatário, pode seguir uma estrutura comum:

1. Assunto: descreva de forma muito sucinta o assunto do email e indique dados que o identifiquem, se necessário;
2. Saudação: comece com uma saudação adequada ao destinatário e ao nível de formalidade [Caro / Prezado / Exmo. Senhor ];
3. Apresentação: se se tratar de um primeiro contacto, faça uma breve apresentação para o destinatário saber quem lhe escreve;
4. Introdução: explique o motivo do email de forma clara e concisa;
5. Corpo do email: inclua todas as informações e dados relevantes, indique se existem anexos. Se fizer uma solicitação, forneça informações adicionais que ajudem o destinatário a entender o que pretende;
6. Conclusão: agradeça ao destinatário pela atenção, afirme que está à disposição para mais esclarecimentos e forneça informações de contacto, se necessário;
7. Despedida: use uma despedida formal [Atenciosamente / Com os melhores cumprimentos / Com elevada estima];
8. Assinatura: inclua o seu nome completo e cargo ou título, se necessário.

Recomendações para não errar ao redigir um email formal

• Se usar o seu endereço eletrónico pessoal verifique se o mesmo dá uma imagem profissional. Evite endereços como pedro_omaior@... ou rita.bunny@.... Se for necessário, crie um novo;
• Use um tom adequado ao destinatário e uma linguagem cuidada;
• Não use termos demasiado informais, gíria nem emojis;
• Seja claro e objetivo, evite emails longos e com muitos parágrafos;
• Leia cuidadosamente o email e certifique-se de que escreveu tudo o que pretendia, todos os dados estão corretos, anexou tudo o que queria enviar com o email e não há erros ortográficos.