Contabilidade organizada ou regime simplificado: Como escolher?

Muitos trabalhadores independentes ou empresários em nome individual têm dúvidas na hora de optar pelo regime de contabilidade organizada ou regime simplificado. Mas antes de abrir atividade nas Finanças, deve identificar as vantagens e desvantagens de cada um destes regimes. Afinal, esta decisão pode ter um impacto significativo no valor que vai ganhar anualmente.

Alguns dos principais fatores a ter em conta estão associados ao volume de negócios, despesas e complexidade da atividade que vai exercer. Além disso, ficando enquadrado no regime de contabilidade organizada, tem de contratar obrigatoriamente um contabilista certificado.

A seguir, conheça quais os principais fatores a analisar e que contas deve fazer para escolher o melhor regime para si.

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Contabilidade organizada ou regime simplificado: Quais as principais diferenças entre os dois regimes?

Começando pelo regime simplificado, os trabalhadores independentes que optam por este regime, têm os seus rendimentos tributados através da aplicação de um coeficiente. Ou seja, existe uma percentagem dos rendimentos que é tributada tendo em conta a atividade em que prestam serviços. Contudo, não são considerados gastos decorrentes da atividade profissional, pois existe um valor fixo dos seus rendimentos entendido como despesas (25%).

Para ficar enquadrado no regime simplificado, precisa de residir em Portugal, não pode estar obrigado a revisão de contas e os seus rendimentos anuais ilíquidos têm de ser inferiores a 200 mil euros. Caso já tenha atividade aberta, no período imediatamente anterior, não pode ter um balanço superior ou igual a 500 mil euros.

Já o regime de contabilidade organizada é obrigatório se o seu rendimento anual superar os 200 mil euros. Ao estar enquadrado neste regime, precisa de guardar e manter organizados todos os documentos em dossiês fiscais por vários anos, seguindo certas regras. Logo, tem de contratar um Contabilista Certificado. Esta contratação não é facultativa. Até na hora de entregar a sua declaração de IRS, o seu contabilista vai ter de a assinar.

Mas ao contrário do regime simplificado, no regime de contabilidade organizada pode reduzir os seus encargos com impostos, pois tem a possibilidade de deduzir a maioria das despesas da atividade.

Como sei se as minhas despesas compensam o enquadramento num determinado regime?

Antes de abrir atividade, precisa de analisar bem quais são as despesas que vai ter de suportar e as que podem ser deduzidas a nível de IRS, seja no anexo B (rendimentos empresariais e profissionais no regime simplificado) ou anexo C (rendimentos da categoria B tributados pelo regime de contabilidade organizada).

Tal como o nome indica, os cálculos do regime simplificado são mais fáceis de entender, uma vez que não existem grandes variantes. Por exemplo, se num mês emitir apenas uma fatura de 1.000 euros, desse valor apenas vão ser tributados 750 euros. Isto se for aplicado o coeficiente de 0,75. Quanto aos restantes 250 euros, estes são assumidos como despesas da sua atividade profissional. Ou seja, 25%.

No entanto, para não pagar mais impostos após a entrega da sua declaração de IRS, vai ter de apresentar despesas de atividade (totais ou parciais) que correspondam a 15% dos rendimentos brutos anuais.

É preciso salientar que o coeficiente de 0,75 destina-se a atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do CIRS. Mas também pode ser aplicado um coeficiente de 0,35. Este coeficiente é aplicado se os rendimentos forem relativos a prestações de serviços não previstas na tabela indicada e que não sejam prestações de serviços em atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares.

Quanto ao regime de contabilidade organizada, nem sempre é fácil de calcular se as despesas compensam este enquadramento. Por norma, para este trazer o mínimo de benefícios, o volume de despesas precisa de equivaler a mais de 25% dos seus rendimentos. Isto é, se ganhar 200 euros, deve ter despesas entre 60 e 80 euros.

Devo escolher o regime de contabilidade organizada ou regime simplificado com base noutros fatores?

Além do que foi referido, sim, deve analisar outros fatores. Para ter uma ideia, a maioria dos trabalhadores independentes em Portugal está enquadrado no regime simplificado. Afinal, muitos destes trabalhadores apenas prestam serviços e têm rendimentos anuais ilíquidos bastante inferiores a 200 mil euros.

Logo, se a sua atividade não for muito complexa, é normal que queiram poupar na contratação de um contabilista certificado, uma vez que também terão menos obrigações fiscais.

Assim, o regime simplificado é aconselhável a profissionais com atividades pouco complexas e mais pequenas. Embora não consiga deduzir todas as suas despesas profissionais, se não estiver isento de IVA, tem a possibilidade de reduzir o valor a entregar ao Estado ou até receber uma certa quantia, se a sua atividade gerar mais despesas.

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Já o regime de contabilidade organizada compensa mais para quem obtém rendimentos mais elevados e a sua atividade profissional exige a entrega de certas declarações, entre outras questões fiscais mais complexas.

Neste caso, a contratação obrigatória de um contabilista até pode ser encarada como uma vantagem. Isto porque não tem de lidar com as suas obrigações fiscais e declarativas. Além disso, vai contar com ajuda profissional para ter as suas contas organizadas. Parecendo que não, estes pontos são essenciais para identificar os lucros e prejuízos da sua atividade. Por fim, ainda tem a vantagem de conseguir deduzir as despesas da sua atividade.

Ou seja, para perceber se deve optar pelo regime de contabilidade organizada ou pelo regime simplificado, tem de avaliar estes parâmetros e ver qual se encaixa melhor na atividade que vai exercer.

Posso mudar de regime no ano seguinte?

Depende. Se estava no regime simplificado, sim, pode mudar para o regime de contabilidade organizada. Não precisa de ultrapassar o valor de referência para proceder a esta alteração.

Contudo, se optou pelo regime de contabilidade organizada, não pode mudar para o regime simplificado, se mantiver um rendimento anual superior a 200 mil euros. Mas caso os rendimentos não cheguem a esse valor, então pode mudar no ano seguinte. Por norma, o contabilista deve efetuar o pedido junto da AT, nas datas correspondentes.

Antes de tomar esta decisão, é muito importante que faça uma avaliação detalhada às suas contas, obrigações fiscais e declarativas, para não ter problemas mais tarde.

Lembre-se que, se deixar de ter um contabilista certificado e tiver várias responsabilidades fiscais e declarativas, arrisca falhar com as suas obrigações. Tente não se precipitar neste tipo de alteração, só para poupar algum dinheiro.

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