Escritórios Virtuais: vantagens e desvantagens

O mercado de trabalho mudou bastante nos últimos anos e com ele vieram novos métodos de trabalho, que afetaram a gestão e organização do tempo que os profissionais passam num escritório. 

A par dos espaços de coworking, os escritórios virtuais trouxeram uma nova realidade em que a partir de qualquer lugar e por uma mensalidade acessível, qualquer profissional pode ter acesso ao seu local de trabalho e até reunir com clientes e parceiros, sem ser necessário estar fisicamente presente. 

Saiba neste artigo quais as vantagens e desvantagens de ter um escritório virtual.

Vantagens

Ao optar por investir num escritório virtual a redução de custos com a infraestrutura é relevante, uma vez que a empresa que aluga esse espaço tem a seu cargo as demais responsabilidades inerentes à manutenção e limpeza do espaço em si. 

As principais vantagens podem-se ver em vários aspetos

Serviço de atendimento

Na parte que respeita ao serviço de atendimento, todo o serviço é efectuado de uma forma totalmente personalizada. Consoante o pack que comprar, é-lhe atribuído um número de telefone próprio e uma secretária dedicada que vai receber todos os contatos que forem feitos em nome da sua empresa.

Tem ainda a vantagem de as chamadas serem transferidas para outro contato que definir antes ou após das mesmas serem alvo de atendimento por parte da secretária.

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Redução de custos

Tal como mencionado, a redução de custos é outra das principais vantagens de ter um escritório virtual. O custo fixo associado é relativamente baixo, chegando a poupança em termos de mensalidade a ser mais de metade do que se optasse por alugar um espaço próprio com uma estrutura fixa.

A delegação e atribuição de responsabilidades como condomínio, água, luz, serviços de internet fica a cargo da empresa que aluga o escritório - o cliente apenas tem de se preocupar com o pagamento da renda no final de cada mês.

Flexibilidade

Pode trabalhar no escritório virtual a partir de qualquer lugar. A agilidade e facilidade de acesso nestes casos é uma grande mais valia pois permite uma considerável poupança de tempo e dinheiro. Numa questão de minutos, pode ativar a sua ligação ao escritório através do seu computador e começar a trabalhar.

Os escritório virtuais também podem ajudar na visibilidade, já que algumas empresas têm espaços físicos agradáveis para receber clientes e parceiros de negócio.

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Desvantagens 

Um escritório virtual não é uma solução para todos, pelo que é preciso tê-las em consideração.

Menos interação

O nível e grau de interação e partilha é menor. O escritório virtual tem impacto na vida social ou na falta de interação com outros membros da equipa. Se for uma pessoa que quer mais contacto humano, pode ser difícil adaptar-se a esta realidade.

Limitações no espaço

As limitações dos escritórios virtuais podem aparecer no atendimento e na partilha de espaço. As salas de reuniões incorporadas podem não ser do tamanho que pretende e pode ter de se sujeitar à disponibilidade das mesmas.

Já ao partilhar secretária, pode criar ruído trabalhar perto de outras empresas e impactar na sua produtividade.

Quanto aos preços mais acessíveis, não lhe dão a mesma flexibilidade do que se o espaço fosse seu. Se precisar de mais uma sala de reuniões ou mais tempo, pode ter de pagar mais ou não ser possível continuar a reunião nos primeiros moldes.

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Conclusão

Na hora de escolher o espaço mais adequado, compare os diferentes preços, serviços e funcionalidades das empresas no mercado que trabalham este segmento. Quanto mais e melhor se informar, menos surpresas desagradáveis vai ter a nível financeiro. Os escritórios virtuais são uma alternativa: pese os prós e os contras e decida em consciência.