Trabalho remoto: 5 dicas para implementar na empresa

Com o número de casos de coronavírus a aumentar em Portugal e pelo mundo fora, muitas empresas estão a considerar implementar o trabalho remoto, de forma a prevenir situações de contágio. Perante o risco da propagação desta pandemia, trabalhar remotamente não só pode diminuir o número de infetados, como também pode evitar o número de baixas médicas ou por acompanhamento a familiares.

Ainda não é um regime de trabalho comum em Portugal, pelo que existem dúvidas face à implementação dos processos laborais. Vários estudos recentes revelaram, que quando existe uma boa estratégia e implementação, o trabalho remoto pode aumentar bastante os índices de produtividade. Já em 2014, um estudo da Harvard Business Review analisava o aumento da produtividade dos trabalhadores que prestavam funções remotamente.

Neste artigo, explicamos em que consiste este regime de trabalho, as principais vantagens para os trabalhadores e empregadores e como pode implementar o trabalho remoto de forma eficaz na sua empresa.

O que se considera trabalho remoto?

Tal como o nome indica, o trabalho remoto é um trabalho à distância, também designado de teletrabalho. Considera-se trabalho remoto a prestação laboral praticada fora da empresa, utilizando como recurso ferramentas de carácter tecnológico e informativo que permitem assegurar as funções desempenhadas pelos trabalhadores, independentemente da sua localização.

O trabalho remoto pode ser realizado através de um contrato de trabalho neste regime específico e ser exercido durante um período temporário designado pela empresa ou a pedido do trabalhador.

Embora nem todas as funções possam ser desempenhadas remotamente, existem cada vez mais trabalhos que podem ser realizados à distância, sem que a produtividade seja efetada. Por exemplo, empresas dentro da área tecnológica e da informação têm por norma mais facilidade em implementar este regime. Já as empresas que dependam dos serviços prestados presencialmente aos consumidores, os resultados estão condicionados à sua localização.

Nota: O trabalho remoto está legislado no Código do Trabalho, na secção V, Teletrabalho.

Vantagens associadas ao trabalho remoto

Muito se tem falado nos últimos anos sobre as vantagens associadas ao trabalho remoto e os resultados que são obtidos quando este é concedido pelas empresas. A verdade é que quando existe uma boa implementação deste regime laboral e um acompanhamento dos trabalhadores, os resultados obtidos podem ser surpreendentes.

Para os trabalhadores, este tipo de regime traz inúmeros benefícios. Ao trabalharem remotamente a partir de casa, podem poupar nas deslocações diárias, bem como nos custos associados às refeições. Para além disso, o tempo que é gasto em transportes diariamente pode ser aplicado no seu trabalho ou na sua vida pessoal. Ao baixar o nível de stress diário, causado pelo trânsito e pela correria em prol do cumprimento do horário de trabalho, os níveis de produção tendem também a aumentar.

Embora o trabalho remoto possa definir um horário laboral específico, por norma existe mais flexibilidade e autonomia. Quando os objetivos estão bem definidos, os trabalhadores acabam por gerir melhor o seu tempo e focarem-se mais na sua produtividade diária laboral. Todas estas condições acabam por trazer um maior equilíbrio aos trabalhadores, pois conseguem conciliar melhor a sua vida profissional e pessoal.

Vantagens para empresas

Mas as vantagens não são apenas para os trabalhadores. As empresas também têm benefícios ao aumentarem o número de postos remotamente. Uma empresa que tenho uma percentagem acentuada de trabalhadores remotos consegue diminuir os custos com a atividade. Por exemplo, os escritórios podem ser espaços mais pequenos.

Se existir uma boa estratégia, este tipo de regime laboral pode não só permitir agilizar várias tarefas, como responder a algumas necessidades urgentes laborais fora do tradicional horário. E claro, quando os trabalhadores estão realizados, os índicies de satisfação melhoram e a produtividade também. Para além disso, caso a empresa precise de reforçar a sua equipa, passa a não estar limitada à contratação de colaboradores na sua zona geográfica.

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5 dicas para implementar o trabalho remoto na sua empresa

Se está a considerar implementar o trabalho remoto na sua empresa existem alguns fatores que deve ter em consideração. É necessário estruturar bem os processos laborais para que a produtividade e a qualidade do trabalho não seja afetada.

Para ajudar as empresas e empresários a implementar o trabalho remoto, deixamos 5 dicas que pode ser muito úteis nesta fase de implementação.

1 - Ter um quadro geral da empresa, em termos de equipamento e forma de trabalhar

Se pretende implementar este regime na sua empresa é necessário analisar, estruturar e criar processos que permitam manter o seu negócio a funcionar de forma eficaz. Por isso, o primeiro passo deve ser fazer uma análise à sua empresa, perceber que funções podem ser realizadas à distância.

De seguida deve identificar que tipo de ferramentas e equipamentos são necessários para a implementação deste regime, e como pode agilizar alguns processos.

As empresas que não estão familiarizadas com este regime devem ao máximo tentar informar-se e ver alguns exemplos de bom funcionamento. Após ter analisado vários ângulos, deve então criar um quadro geral do novo funcionamento da sua empresa. Lembre-se que uma boa organização e estrutura são pontos chaves no sucesso da implementação deste novo regime.

2 - Implementar ou definir por escrito procedimentos

Dado que muitos trabalhadores não estão habituados a exercer as suas funções fora da empresa, é fundamental implementar ou definir por escrito os procedimentos a seguir no trabalho remoto.

Por exemplo, os objetivos diários são fundamentais para manter os trabalhadores concentrados nas suas funções. Embora possa existir mais flexibilidade, isso não quer dizer que os seus colaboradores não cumpram todas as tarefas que tinham quando estavam na sua empresa.

Para além dos objetivos diários, deve estabelecer vários procedimentos para a partilha de tarefas, contato direto perante dúvidas, publicação em tempo real do trabalho realizado, etc. Existem muitas ferramentas que pode ajudar bastante a agilizar alguns procedimentos no trabalho remoto.

Por fim, deve sempre definir e informar aquilo que espera dos seus trabalhadores, estejam estes na empresa ou em casa a trabalhar. Se quer manter alguns horários padrões ou iniciar novas regras é aconselhável que disponibilize por escrito todos os novos procedimentos. Desta forma os trabalhadores sabem aquilo que é esperado deles e podem facilmente adaptar-se aos novos procedimentos.

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3 - Ter em conta o isolamento

Para evitar cair no erro dos trabalhadores terem a liberdade total de desempenharem os seus horários, pode incentivar um horário padrão para desempenhar funções. E isto porquê? Porque se der liberdade total aos seus colaboradores de fazerem o horário que desejam, corre o risco de não conseguir estabelecer o contato entre a equipa quando é necessário.

Mas isto não quer dizer que os trabalhadores não possam ter alguma liberdade e flexibilidade. Contudo, a produtividade da empresa não pode ser afetada pelo o isolamento de alguns trabalhadores, que desempenham as suas funções à noite ou de madrugada e não estão contatáveis durante o dia.

Uma forma de permitir alguma liberdade é definir horários obrigatórios para estarem contatáveis ou online, mas terem algum tempo de trabalho que pode ser gerido na hora mais conveniente. Segundo o estudo de Harvard referido, a produtividade dos trabalhadores aumenta perante uma maior autonomia.

4 - Concentrar em comunicar mais!

Se pretende que os seus trabalhadores passem a exercer funções à distância é essencial focar-se em desenvolver a comunicação interna da sua empresa. Caso a sua empresa ainda não tenha o hábito de realizar briefings e reports de forma regular, então deve concentrar-se em implementar estes procedimentos.

É muito importante que os trabalhadores que exercem cargos de chefia promovam briefings com as suas equipas de forma regular. Desta forma estão constantemente a atribuir novos objetivos diários, semanais e mensais e os trabalhadores sabem exatamente aquilo que precisam fazer. Este tipo de comunicação não só aumenta a produtividade, como melhora a organização dentro da própria empresa.

O report ao final do dia pode ser um procedimento interessante de implementar na comunicação interna da sua empresa. Se os trabalhadores comunicarem aquilo que foi feito, não só tem noção do trabalho realizado, como também aumenta o nível de confiança entre todos os elementos.

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5 - Estabelecer hábitos

Para além de todos os procedimentos referidos nas quatro dicas anteriores, pode estabelecer alguns hábitos que ajudem no bom funcionamento. Por vezes, pequenos hábitos podem fazer toda a diferença, prevenindo alguns erros devidos à falta de comunicação.

Por exemplo, pode estabelecer o hábito de se realizarem vídeo conferências em certos dias da semana ou num determinado horário. Para além disso, se os trabalhadores tiverem acesso a um chat, pode avisar sempre que estiverem a trabalhar ativamente. Este tipo de hábito promove a interação de todos os colaboradores, por mais distantes que eles estejam a nível geográfico.

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