Produtividade: 6 dicas para aumentar a sua e ter mais tempo para si

Sente que cada vez tem mais trabalho e prazos mais apertados de entrega? E não lhe resta tempo para mais nada? Dá prioridade ao trabalho em detrimento da sua vida pessoal? Então este artigo é para si. Reunimos seis dicas para aumentar a sua produtividade.

Ser mais produtivo não é mais do que fazer o mesmo, mantendo a qualidade do trabalho, mas em menos tempo. Num mundo cada vez mais competitivo, a produtividade é fundamental para se destacar enquanto profissional e para manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

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Planeie as tarefas

Para começar, faça o planeamento de todas as suas tarefas. Para tal, pode utilizar uma agenda, um caderno de notas ou mesmo uma folha de Excel. Identifique as tarefas diárias, semanais e mensais. Em seguida, defina qual o prazo a cumprir. Assim que a planificação estiver concluída, identifique as tarefas urgentes e prioritárias.

Não se esqueça que no planeamento das suas tarefas deve também considerar os períodos de pausa, como o horário de almoço, a pausa da manhã e a da tarde. Sugerimos que nunca abdique destas pausas, pois são essenciais para a recuperação do organismo.

Por outro lado, também é importante deixar alguma margem para as tarefas inesperadas. Prepare-se para o seu chefe ou um cliente lhe telefonar ou enviar um e-mail a pedir ajuda para uma situação urgente.

Defina objetivos para aumentar a produtividade

Sem ter um objetivo claramente definido é difícil ser produtivo. Independentemente dos prazos que tenha para entregar o seu trabalho, defina um objetivo para si e avalie se o mesmo está a ser cumprido ou se necessita de fazer alguma alteração ao planeamento que fez.

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Organize o espaço de trabalho

Uma dica extremamente importante para aumentar a sua produtividade é organizar o seu espaço de trabalho. Organize a sua secretária e o seu computador. Evite ter vários documentos "perdidos" quer na secretária quer no ambiente de trabalho do seu computador. Crie pastas por assunto e coloque lá todos os documentos. Saber onde está tudo o que necessita, sem ter de perder tempo à procura, é essencial para aumentar a sua produtividade.

O segredo de uma boa organização do espaço de trabalho é arrumar de forma a que qualquer pessoa consiga encontrar, facilmente, aquilo que necessita.

Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Faça uma tarefa de cada vez. Comece apenas a fazer a próxima quando a primeira estiver totalmente concluída. Quando realiza várias tarefas ao mesmo tempo, não consegue concentrar-se a 100% em nenhuma delas, o que prejudica a produtividade e a qualidade das mesmas.

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Evitar distrações potencia a produtividade

Evitar distrações é fundamental para a produtividade e qualidade do seu trabalho. É muito fácil se distrair enquanto trabalha, seja com o telemóvel, com os e-mails que caem constantemente na caixa de correio eletrónico ou simplesmente com os seus colegas a falarem. Sugerimos que quando tiver de se concentrar pode, por exemplo, usar phones, colocar o telemóvel sem som ou desligar as notificações das aplicações. Desligue também as notificações do seu e-mail.

Aprenda a dizer não

Quando faz o planeamento é fácil perceber se está com demasiado trabalho. Se assim for, não tenha receio de recusar tarefas, é preferível fazê-lo ao invés de entregar trabalho sem qualidade ou estar constantemente a sacrificar a sua vida pessoal. Fale com o seu chefe e peça para delegar algumas tarefas noutras pessoas ou peça ajuda a um colega.  

Em suma, ser mais produtivo não só melhora a sua vida profissional, pois faz o mesmo em menos tempo mantendo ou até aumentando a qualidade do trabalho, como melhora a sua vida pessoal, pois passa a ter mais tempo para si e para os seus.