Introdução do código QR obrigatório: Conheça as novas regras nas faturas

Desde o dia 1 de janeiro deste ano, a introdução do Código QR em todas as faturas é obrigatória.

No que diz respeito aos contribuintes, estes podem comunicar as faturas às Finanças através do “E-fatura”. Contudo, pelo menos para já, têm de continuar a pedir as faturas com NIF. Já os comerciantes e prestadores de serviço têm de atualizar os seus programas de faturação.

Acima de tudo, esta medida visa facilitar a vida aos contribuintes. Isto porque, esta medida vem permitir que comuniquem às Finanças todas as faturas, inclusive aquelas que as empresas podem acabar por não emitir.

Em reação a esta medida, a Ordem dos Contabilistas veio congratular-se, sublinhando a particular importância que assume também para estes profissionais, já que utilizam este código na classificação e lançamento de documentos.

O que é o Código QR?

O Código QR Code, é como que um código de barras, o qual pode ser lido, por exemplo com um smartphone, e assim aceder ao documento. No caso da emissão em faturas, o código vai comunicar a fatura às Finanças através do Portal E-Fatura.

Dado que é um código bidimensional, o QR Code pode ser rapidamente lido pelos equipamentos indicados para esse efeito. Por outro lado, possibilita igualmente apresentar informações tanto na vertical como na horizontal, permitindo o armazenamento de centenas de vezes mais dados do que o código de barras tradicional.

Introdução do Código QR e as implicações nas Finanças

Já existem muitas empresas a emitir as suas faturas com o código QR, apesar de ser opcional. O programa de faturação InvoiceXpress, foi um dos primeiros softwares de faturação certificados com esta opção disponível para os seus clientes. Contudo, agora esta medida é obrigatória

Ao longo deste ano, os contribuintes só vão conseguir comunicar as faturas com a introdução do Código QR que já tenham o NIF. Podem fazê-lo por duas razões:

• a fatura não aparece no Portal das Finanças;
• ou apenas porque querem ter a certeza que o comerciante comunica as faturas à Autoridade Tributária (AT), o que nem sempre acontece conforme já referido anteriormente.

Ora, esta nova regra já tinha sido planeada em 2019, juntamente com outras duas, mas ambas só entram em vigor em 2023. Essas regras vão ser:

•  A introdução do código único de documento (o chamado ACTUD) nas faturas, com o qual vai deixa de ser preciso pedir o número de contribuinte (NIF);
•  A comunicação das séries de faturação às Finanças, que vai ajudar ao combate à fraude e evasão fiscal. Ou seja, ao informarem sobre as séries de faturação que estão a usar, as empresas vão ter mais dificuldade em usar séries de faturação à parte que não são comunicadas ao Fisco.

Por outras palavras, só com a entrada em vigor destas duas medidas em 2023 é que o código QR vai produzir todos os seus efeitos. Isto porque, as futuras séries de faturação ao serem comunicadas às Finanças vão gerar um código que deve fazer parte do ACTUD. Este, por sua vez, vai estar inserido no código QR.

Assim, quando este sistema estiver finalizado, já será possível pedir fatura sem NIF e comunicar ao Fisco através do código QR levando toda a informação consigo.

Introdução do Código QR: o que é preciso para as faturas?

Para ser possível incluir o QR Code nas faturas, deve ter em conta-se as especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária (AT) na Portaria n.º 195/2020.

O QR Code deve conter os principais elementos de uma fatura, nomeadamente:

• dados do fornecedor e adquirente;

• bases tributáveis;

• taxas de IVA dos bens e/ou serviços.

No entanto, não vai conter a discriminação de cada produto adquirido. Além disso, deve ser colocado na primeira ou última página com o tamanho mínimo de 3×3 cm.

Leia ainda: Faturas com Código QR: para que servem?

Empresas têm de estar preparadas

Conforme já foi referido, este ano vai ser palco de uma fase de transição. Com isto, as empresas têm tempo para se preparar para as outras duas medidas já indicadas e que só entram em vigor em 2023.

Neste contexto, o Governo criou incentivos para que as empresas se adaptem. Ou seja, permitiu que os comerciantes possam incluir no IRC, de forma majorada, os custos de adaptação dos sistemas com a disponibilização do código QR, do SAF-T (PT) da contabilidade e do código único de documento (ATCUD), outra medida que as empresas têm de colocar em prática.

Leia ainda: Esqueci-me de validar as faturas no e-fatura. O que posso fazer?