Trabalhar a partir de casa: algumas ferramentas de que vai precisar

Dada a atual situação de pandemia e as novas medidas do Governo e de prevenção em relação ao coronavírus, muitos trabalhadores viram-se obrigados a ter que trabalhar a partir de casa. Contudo, para muitos portugueses os processos do trabalho remoto ainda são desconhecidos, e a fase de adaptação pode ser um pouco atribulada.

Um dos primeiros passos para conseguir trabalhar de forma eficaz a partir de casa passa por ter algumas ferramentas que vão permitir gerir todas as tarefas, mas também melhorar a comunicação empresarial à distância. Para além disso, se está a começar a trabalhar a partir de casa deve ter consciência de que vão surgir novos desafios diários que podem roubar-lhe a sua atenção, e afetar a sua produtividade laboral.

Para o ajudar nesta nova fase, apresentamos 5 ferramentas essenciais para trabalhar eficazmente à distância, e algumas dicas para o ajudar a manter a sua produtividade no conforto do seu lar.

5 ferramentas que vai precisar para trabalhar a partir de casa

1 - Email

Hoje em dia o acesso ao email é essencial para tratar de diversos assuntos na vida pessoal, mas ainda mais na vida profissional. Se vai começar a trabalhar remotamente é muito importante ter sempre o seu email aberto ou consultá-lo frequentemente. O email não só lhe dá a oportunidade de comunicar com facilidade sobre assuntos profissionais, ficando com todas as conversas registadas, como também permite o envio de informação urgente e confidencial.

2 - Gestor de tarefas

Para quem pretende trabalhar a partir de casa é essencial ter ferramentas que permitam gerir as suas tarefas laborais, bem como partilhar informações com a sua empresa. Atualmente existem vários gestores de tarefas, uns gratuitos e outros pagos, que permitem realizar inúmeras funções no seu computador, mas também através de dispositivos móveis.

Com um bom gestor de tarefas consegue organizar projetos em quadros, e inserir listas de tarefas que podem ser de uso particular, mas também podem ser partilhadas e seguidas com várias pessoas em tempo real. Por exemplo, a sua empresa pode criar várias listas de tarefas e cartões, e identificar os trabalhadores que vão realizar essas funções. Nessas listas é possível adicionar descrições, prazos para a conclusão e objetivos a atingir.

Ao ter um gestor de tarefas irá facilmente identificar o trabalho que a sua empresa lhe atribuiu, como também poderá ver quem está responsável por outras tarefas e funções. Para além disso, existem várias ferramentas que permitem a organização de tarefas de cada utilizador. Este tipo de função poderá ajudá-lo a aumentar os seus índices de produtividade, como também a focar-se nas tarefas prioritárias.

Nota: É importante que toda a empresa tenha acesso à mesma ferramenta, e todos os trabalhadores envolvidos utilizem o gestor diariamente. Se todos os colaboradores estiverem em sintonia com o gestor de tarefas será mais fácil realizar todas as tarefas, sem falhar os prazos atribuídos. Um dos gestores de tarefas mais conhecidos é o Trello, mas existem outras ferramentas gratuitas que permitem gerir os processos laborais à distância.

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3 - Chat

Para os trabalhadores que necessitam estar em contato permanente com a sua chefia e os seus colegas de trabalho, ter acesso a um chat pode agilizar e muito toda a comunicação. Atualmente existe várias ferramentas que disponibilizam um chat para inúmeros utilizadores. Por isso, é importante que a empresa defina com antecedência quais as ferramentas com que os seus trabalhadores vão trabalhar para todos os colaboradores tenham acesso.

Utilizar um chat a nível profissional permite não só estar em contato permanente com os outros utilizadores online, como esclarecer dúvidas em tempo real e enviar documentos rapidamente.

4 - Sistema de vídeo conferências para reuniões

Para quem vai trabalhar a partir de casa deve também informar-se sobre as ferramentas que permitem ter acesso a um sistema de vídeo-conferências para reuniões. Se tiver uma boa ligação à internet, as reuniões por vídeo-conferência são uma óptima forma de poder trocas ideias com vários profissionais simultâneamente.

Tal como as reuniões presenciais, as vídeo-conferências ajudam bastante a esclarecer todos os elementos sobre novos objetivos, problemas que precisam ser solucionados, etc. sem ter que conversar individualmente com cada colaborador. Desta forma, o trabalhador e empresa podem reunir-se sem existir qualquer entrave devido à distância.

Nota: Hoje existem vários programas e ferramentas que permitem fazer vídeo conferências, no entanto algumas podem limitar o número de utilizadores.

5 - Acesso a documentação da empresa

Por fim, dependendo da função que exerce, pode precisar de ter acesso à documentação oficial da sua empresa, bem como documentos financeiros e confidenciais.

Muitas empresas utilizam os seus próprios softwares de gestão ou têm canais próprios para a partilha de informações confidenciais. Na maioria dos casos, os softwares e plataformas funcionam online, e cada trabalhador tem o seu próprio login e password.

Caso precise de instalar um programa para aceder à documentação da sua empresa, fale com a pessoa responsável para obter a respetiva licença do programa e instalá-lo no seu computador.

4 dicas para trabalhar a partir de casa e ser produtivo

Se nunca trabalhou a partir de casa pode vir a encontrar alguns desafios que nunca tinha imaginado. Por isso deixamos quatro dicas que o podem ajudar a ser mais produtivo a trabalhar em sua casa.

1 - Se não tem um escritório, crie um espaço com condições para trabalhar a partir de casa

Se não tiver uma divisão em casa que sirva de escritório, deve tentar um pequeno espaço em sua casa onde possa no mínimo colocar uma pequena secretária. Quando se senta na sua secretária está a transmitir ao cérebro que é hora de se focar e trabalhar. Para além disso, ter um espaço adequado e organizado ajuda na metodologia e aumenta a sua produtividade.

2 - Diga adeus a todas as distrações que reduzem a sua produtividade

Ao não ter ninguém a controlar aquilo que está a fazer é normal que a sua mente disperse com mais facilidade, distraindo-se com o acesso livre às redes sociais, motores de busca, televisão, e até com as tarefas domésticas que ficaram por fazer.

Dito isto, vai precisar de ter uma disciplina mais rígida se não pretende baixar os seus índices de produtividade. Evite ao máximo estar online nas redes sociais que não têm uso profissional, não ligue a televisão, e não deixa que os motores de busca dispersem a sua mente para outros temas.

3 - Crie métodos e regras mais rígidas para trabalhar a partir de casa

É fundamental que crie a sua própria metodologia de trabalho, e defina todos os dias os objetivos que precisa cumprir. As listas de tarefas laborais ajudam a manter-se focado, e a saber exatamente aquilo que deve fazer a seguir. Se trabalha bem sobre pressão, pode definir um período temporal para terminar cada tarefa.

Por fim, se a sua empresa não definir um horário de trabalho padrão para o seu trabalho remoto, é aconselhável que estabeleça os seus horários laborais. Quanto mais regras e métodos tiver, melhor consegue gerir a sua vida pessoal e profissional, sem prejudicar o seu trabalho.

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4 - Encontre ferramentas para agilizarem o seu trabalho

Atualmente são muitas as aplicações e programas que ajudam a aumentar a sua produtividade e agilizar os processos de trabalho. Dependendo da sua função, pode pesquisar na internet aplicações que podem diminuir o tempo que leva a realizar determinadas tarefas.

Nota final: Lembre-se que trabalhar a partir de casa traz inúmeras vantagens, mas para ser um bom profissional é fundamental que mantenha o foco no seu trabalho, tenha as ferramentas necessárias, e crie os seus próprios métodos e regras para manter o seu profissionalismo e surpreender com os resultados do seu trabalho.