4 Dicas para gerir equipas em teletrabalho

A gestão de pessoas é um dos maiores desafios de qualquer organização. Nos últimos anos, os temas de bem-estar, felicidade corporativa e políticas de trabalho flexível têm ganho relevância como forma de aumentar os níveis de retenção de talento.

A pandemia de Covid-19 permitiu, não só, acelerar a implementação de alguns destes processos, como se revelou uma excelente oportunidade para as empresas darem um passo em frente na transformação digital.

Assim, perante todos os desafios e constrangimentos colocados pela doença, é possível encontrar alguns aspetos positivos.

O teletrabalho em época de pandemia

A prática do teletrabalho, enquanto política de flexibilidade, será um desses aspetos positivos que veio para ficar e mudar o futuro do trabalho.

De acordo com dados do Eurostat, antes desta crise pandémica cerca de 6,5% dos trabalhadores portugueses trabalhavam à distância, um número que fica acima da média europeia (cerca de 5%) ainda que se mantenha relativamente longe de países onde esta modalidade de trabalho é mais frequente, como os Países Baixos e a Finlândia, onde cerca de 14% dos trabalhadores trabalham a partir de casa.

Isto significa que existe uma larga fatia da população portuguesa que teve a sua primeira experiência de teletrabalho inserida no contexto pandémico.

Ainda assim, um estudo da Jones Lang LaSalle, realizado em maio de 2020, revelou que 86% dos inquiridos considerou que a sua empresa se adaptou bem ao teletrabalho.

Significa isto que os líderes das empresas e os gestores de pessoas fizeram um bom trabalho na adaptação a um novo formato de relação profissional.

Formato esse que implicou repensar os métodos de trabalho, utilizar novas ferramentas digitais, desmaterializar documentos e reforçar a cultura da empresa à distância, entre tantos outros aspetos necessários para manter as empresas vivas e saudáveis.

4 Dicas para gerir equipas em teletrabalho

Mais do que nunca, os líderes precisam de estar presentes, ser fortes e liderar o caminho, promovendo uma comunicação transparente, clara e positiva, garantindo que todos conhecem o seu papel no futuro da empresa.

Apresentamos, de seguida, 4 dicas para gerir equipas em teletrabalho, de forma a manter, ou até aumentar, os níveis de produtividade e envolvimento dos trabalhadores.

1. Promover uma comunicação eficaz

A comunicação sempre assumiu um papel fundamental nas organizações, permitindo o alinhamento das pessoas com os princípios, a missão e a cultura da empresa, o que se reflete diretamente nos resultados e no ambiente organizacional.

Promover uma comunicação eficaz em ambiente de teletrabalho significa otimizar os processos de comunicação e escolher os melhores meios e ferramentas para proporcionar um ambiente colaborativo.

A comunicação deve ser clara e transparente, optando por mensagens simples e concisas.

Deve ser definido um bom plano de comunicação síncrona vs assíncrona, definindo boas práticas em cada um dos modelos e assegurando a escolha das ferramentas digitais mais adequadas para cada finalidade (videochamada, mensagens síncronas e assíncronas e gestão de projetos).

As reuniões devem ser estruturadas, com uma intenção bem definida de forma a serem produtivas, quer sejam individuais, quer sejam coletivas.

Os gestores devem entregar feedback aos seus colaboradores, definir orientações e expetativas em relação ao seu trabalho e certificar que as pessoas entendem aquilo que é pedido.

2. Encarar cada pessoa como um líder

No trabalho à distância, mais do que nunca, é fundamental trabalhar a confiança.

Para tal, é necessário cultivar a transparência e desenhar processos que permitam autonomia e abertura ao erro.

A confiança deve estar acima do controlo, promovendo a responsabilização, incentivando a tomada de decisões e resolução de conflitos.

Se cada pessoa souber concretamente aquilo que é esperado do seu trabalho, torna-se possível analisar a produtividade em função de objetivos, mais do que controlar o horário de trabalho.

E isto é uma verdadeira prática de trabalho flexível.

Dar abertura e liberdade às pessoas para contribuir também é uma forma de as envolver no negócio, permitindo-lhes expor os seus talentos em prol dos resultados que a empresa pretende alcançar.

Cultivar uma equipa de líderes emergentes, incentivando a proatividade e iniciativa, transforma-a num veículo de soluções.

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3. Cultivar uma liderança de proximidade

Ao invés de uma liderança de comando e controlo, o gestor deve optar por uma liderança de proximidade e impacto.

Nos tempos atuais, estar presente, praticar a escuta ativa e mostrar empatia é essencial para promover relações fortes e o envolvimento das pessoas.

O líder/gestor deve dedicar tempo a escutar as dores que as pessoas estão a sentir em regime de teletrabalho, as suas dificuldades profissionais e desafios pessoais, as suas dúvidas e receios em relação ao futuro.

Deve ser transparente no feedback, mostrar apoio e promover ações concretas que possam ir ao encontro das expetativas.

Uma das práticas mais populares são as reuniões one-on-one, estruturadas em 30 minutos, onde tanto colaborador como gestor têm o seu espaço para falar sobre aspetos não relacionados com o trabalho. É uma oportunidade para criar laços e dar espaço para ouvir as pessoas.

Cultivar um ambiente de proximidade num contexto de trabalho à distância é fundamental para promover a união e fortalecer as relações com a equipa.

4. Manter a equipa envolvida e motivada

É muito importante manter rituais sociais, não só para promover o contacto entre os elementos da equipa, mas também para suavizar o impacto do isolamento social provocado pela pandemia.

Deve ser estruturado um plano com atividades pensadas especificamente para cada equipa, considerando eventuais constrangimentos pessoais e familiares.

Algumas ideias simples e práticas:

• Agendar coffee breaks virtuais, onde as pessoas se reúnem em equipa para compartilhar histórias pessoais, não relacionadas com o trabalho;
• Definir pares, aleatoriamente, para se juntarem uma vez por semana, por exemplo, ao almoço ou ao lanche, e colocarem a conversa em dia;
• Começar as reuniões com um momento dedicado à partilha pessoal, onde cada um pode dizer aquilo que está a sentir, os seus desafios e vitórias;
• Lançar desafios criativos semanais: partilha de fotos em teletrabalho (local de trabalho, vista a partir da janela, animal de estimação), criação de uma playlist temática, reflexão sobre um livro ou artigo do mês, …

Promover uma comunicação eficaz, reforçar a confiança e incentivar a autonomia, liderar com proximidade, envolver e motivar as equipas são alguns dos fatores chave para uma boa gestão de equipas em teletrabalho.