Horas extra: O que são e como são pagas?

Quer tenha sido devido aos chamados "picos" de trabalho ou até por falta de pessoal, todos já tivemos de prolongar um pouco mais o nosso horário no emprego. Quando tal acontece, este período deve ser considerado horas extra.

Assim, é importante saber o que diz a lei sobre esta matéria (o que são horas extra, como é feito o controlo e pagamento das mesmas para uma boa organização do trabalho, tanto por parte do colaborador como do empregador).

O que são horas extra?

Horas extra (também conhecidas por extraordinárias) são aquelas horas trabalhadas fora do horário normal de cada trabalhador (trabalho suplementar) que se encontra estabelecido no respetivo contrato de trabalho.

Qual o horário normal de trabalho?

Regra geral, o período normal de trabalho são 40 horas semanais, o que corresponde a 8 horas por dia. Se contarmos com eventuais horas extra, o colaborador pode fazer no máximo 48 horas por semana.

Qual a importância de haver um registo das horas extra?

Em primeiro lugar, o controlo das horas extra nem sempre é fácil. Nesse sentido, a lei obriga a que exista um registo do número de horas trabalhadas, com marcação da respetiva hora de entrada e saída do trabalhador.

Se este controlo for bem feito, é benéfico tanto para a empresa como para o trabalhador. Em outras palavras:

• o empregador pode fazer uma boa gestão do tempo de trabalho de cada colaborador;
• já trabalhador fica com os seus direitos salvaguardados perante a lei.

A importância de picar o ponto

Para que o controlo das horas extra seja eficiente, é da máxima importância cumprir com certos hábitos diários, nomeadamente o “picar o ponto”. Ou seja, para isso o colaborador deve:

• dar entrada (início do seu dia de trabalho) e saída (fim da sua jornada de trabalho);
• registar a sua entrada e saída igualmente para intervalos e hora de almoços.

Mais à frente neste artigo vamos abordar outras soluções para o controlo das horas extra.

Horas extra vs horas complementares

Podem parecer a mesma coisa, mas não são. Logo, importa distinguir horas extra das horas complementares.

Horas extra

Habitualmente conhecidas como “horas extraordinárias”, estas podem ser feitas por qualquer colaborador independentemente do tipo de contrato de trabalho.

Horas complementares

No que diz respeito às horas complementares, estas são feitas por trabalhadores com contratos de trabalho a tempo parcial e são um acréscimo às horas normais contratualizadas.

Nos contratos a tempo parcial, o período normal número de horas de trabalho é inferior a 40 horas semanais. Assim sendo, a realização de mais horas complementares apenas é possível caso haja acordo entre o empregador e o trabalhador.

Pagamento das horas extra

De acordo com artigo 268.º do Código do Trabalho agora atualizado pela Agenda do Trabalho Digno 2023, o pagamento das horas extra é feito a dobrar a partir das 100 horas anuais. Ou seja:

• 50% pela primeira hora ou fração desta (em dia útil) – anteriormente era 25%;
• 75% por hora ou fração das horas seguintes (em dia útil) – anteriormente era 37,5%;
• 100% por cada hora ou fração das horas seguintes, em dias de descanso semanal ou feriados – anteriormente era 50%.

Ainda assim, de modo a evitar eventuais conflito ou desentendimentos, é aconselhável haver sempre acordo entre o trabalhador e empregador. Dessa forma, sempre que o trabalhador fizer uma hora extra, terá certeza de que o empregador irá pagar a mesma.

Como é feito o cálculo?

Já se perguntou: como se calcula o valor a pagar para as horas extra? Para facilitar a compreensão, segue-se um exemplo prático.

O exemplo tem em conta que o colaborador já atingiu as 100 horas extra anuais. Por outro lado, suponhamos que, o colaborador tem:

•  um salário bruto de 1.500 euros;
•  e um horário semanal de 40 horas.

Em primeiro lugar, importa saber quanto ganha por hora. Para apurar o valor por hora de trabalho normal, usamos a seguinte formula:

Valor hora = (salário bruto x 12 meses) / (52 semanas x número de horas de trabalho)

Assim temos:

Valor hora = (1.500 x 12) / (52 x 40) = 8,65€

Quer isto dizer que, por cada hora normal de trabalho, o colaborador recebe 8,65 euros.

Pois bem, sabendo o valor de uma hora normal de trabalho, já pode calcular o valor de uma hora extra. Neste caso, precisa apenas de somar o devido acréscimo que varia de acordo com o dia em que trabalha essas horas adicionais.

Ou seja:

• 1ª hora extra em dia útil (1hora + 50%), ou seja, (8,65*1,5 = 12,96€);
• Horas extra seguintes em dia útil (1 hora + 75%), ou seja, (8,65*1,75 = 15,14€/hora;
• Horas extra em dia de descaso ou feriado (1 hora + 100%), ou seja, (8,65*2) = 17,30€/hora.

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Como fazer o controlo das horas extra?

Conforme já referido, para se saber quantas horas extra foram feitas e em que dias foram prestadas, é necessário haver um registo e controlo das mesmas.

Se o fizer “à mão” a probabilidade de haver algum engano é consideravelmente elevada. Significa isto que, é da máxima importância que a empresa tenha uma forma digital de controlar o registo das horas extras dos seus colaboradores.

Ainda assim, importa referir que há formalidades a cumprir, isto é:

Colaborador

• O trabalhador deve “picar o ponto”, ou seja, dar entrada e saída (início e fim da sua jornada de trabalho);

Entidade patronal

• Disponibilizar os meios necessários para que o trabalhador possa dar entrada e saída;
• Responder a qualquer reivindicação da Inspeção Geral do Trabalho.

Soluções para controlo das horas extra

Existem no mercado várias soluções para o controlo das horas extra efetuadas pelo colaborador. Conforme já referido, cabe ao empregador disponibilizar estes meios. Desde o tradicional método das “folhas de excel” aos sistemas digitais, a oferta é diversificada pelo que o empregador deve escolher a solução que melhor se adapta às suas necessidades (e também de acordo com a sua disponibilidade financeira).

Assim, os principais métodos de controlo das horas extra são:

Registo manual de horas

Esta é a solução mais popular, mas a mais trabalhosa! Neste método, os colaboradores registam as suas horas de entrada e de saída manualmente num registo de ponto ou numa folha de horas. As vantagens são óbvias:

• Método simples;
• Sem custos.

No entanto, é um sistema propicio ao “erro humano” ou até a eventuais fraudes (por exemplo, a pessoa que faz o registo pode escrever o que quiser e assim desvirtuar a realidade).

Relógios de ponto

Os relógios de ponto são dispositivos que os funcionários têm de usar para marcar a hora de entrada e de saída. Os relógios de ponto podem ser:

• manuais;
• ou automáticos.

Por outro lado, podem ser configurados para:

• imprimir recibos;
• ou registar os dados numa base de dados.

Sistemas de controlo de ponto eletrônicos

Estes sistemas permitem aos colaboradores registar a sua presença através de:

• um cartão ou pulseira eletrónica;
• ou ainda através do reconhecimento facial ou de voz.

Em seguida, os dados são guardados numa base de dados para análise por parte do empregador.

GPS e rastreamento de dispositivos móveis

É ainda possível utilizar o GPS ou o rastreamento de dispositivos móveis. Este sistema serve para verificar a localização dos funcionários durante o horário de trabalho. Por exemplo, pode ser uma solução interessante para as empresas que têm colaboradores a trabalhar no exterior ou remotamente.

Monitorização de atividades e tarefas

Algumas empresas utilizam ainda um software para registar as tarefas dos colaboradores no computador e determinar quanto tempo estão a trabalhar. Com estes dados, a empresa pode medir a produtividade do trabalhador e assim identificar problemas ou oportunidades de melhoria.

Quando pode a empresa pedir para fazer horas extra?

O empregador pode pedir ao trabalhador para realizar horas extraordinárias sempre que exista um aumento pontual do trabalho. Ou seja, trata-se de uma exceção e não a regra. Por essa razão, neste caso não é necessária a contratação de mais pessoal.

Assim, o empregador deve fazer a devida compensação ao trabalhador pelas horas adicionais prestadas.

Note que, as horas extra não devem ser atribuídas para compensar uma procura crescente e continuada de trabalho. As horas extra devem ser usadas, única e exclusivamente, para casos específicos e provisórios”.

Existe um limite de horas extra?

Sim. De acordo com o CT, este estabelece que “as horas extras começam a contar após o horário de trabalho normal diário e têm o limite de até duas horas extras diárias ou o número de horas normal em dias de descanso”.

Em casos pontuais, este limite pode ser ultrapassado desde que não seja superior a 48 horas semanais.

Por fim, há considerar ainda limites de horas extras por ano e por colaborador. Ou seja:

• 80 horas por ano para trabalhadores a tempo parcial;
• 150 horas por ano para médias e grandes empresas;
• 175 horas por ano para micro e pequenas empresas;
• 200 horas por ano através de convenções coletivas de trabalho.

As horas extra aplicam-se a todos os colaboradores?

Regra geral, sim. Ou seja, de acordo com o artigo 227.º do CT, todos os colaboradores podem ter de trabalhar umas “horinhas a mais”. Mas há exceções. São elas:

• Trabalhadores-estudantes;
• Trabalhadores deficientes ou portadores de doença crónica;
• Trabalhadoras grávidas;
• Pais de filhos com idade até 1 ano.

Compensação monetária vs tempo de escanso

Conforme já referido, o trabalhador que realiza horas extra tem direito a uma compensação que pode ser:

• Monetária (ou seja, em dinheiro no seu salário);
• Ou em tempo de descanso (apenas no caso se se verificar que as horas adicionais impediram o descanso diário a que o trabalhador tem direito).

Mais detalhadamente, temos:

Compensação monetária

Conforme já referido, o trabalhador tem direito a receber no seu salário uma compensação pelas horas adicionais realizadas com um acréscimo consoante o dia em que prestou essas horas.

Compensação em tempo de descanso

De acordo com o artigo 229.º, nos casos em que as horas extraordinárias impedem o descanso diário do trabalhador, a empresa tem a obrigação de converter essas horas em tempo de descanso. O trabalhador deve gozar estas horas nos três dias seguintes.

Por outro lado, o colaborador que trabalha em dia de descanso semanal obrigatório tem direito a um dia de descanso compensatório remunerado a gozar num dos três dias úteis seguintes.

Não esquecer que, as horas de descanso que compensam as horas extraordinárias, são pagas como se fossem horas de trabalho normais. As horas extra pagas em salário, são pagas com acréscimo.

Horas extra estão sujeitas a IRS?

As horas extra são igualmente consideradas um rendimento de trabalho dependente. Quer isto dizer que, sobre elas tem de ser descontado o devido imposto sobre rendimentos de pessoas singulares (IRS) – isto mesmo nos diz o artigo 2.º do Código do IRS.

Na prática, o valor de imposto a pagar sobre o rendimento obtido pela realização de horas extraordinárias depende:

• Da taxa de retenção na fonte: define o valor de imposto que a empresa deve reter mensalmente e descontar do ordenado pago ao trabalhador;
• Taxa do escalão de rendimento coletável: define o valor do imposto a ser pago pelo trabalhador de acordo com o seu intervalo.

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