Outsourcing: vantagens e desvantagens para a sua empresa

As empresas geralmente pensam em outsourcing puramente em termos de poupança de custos, mas o outsourcing pode fazer muito mais do que apenas redução de despesa.

À medida que a sua empresa cresce, o outsourcing pode ser uma maneira de promover a inovação, causar disrupção na indústria e tornar possível o acesso a um novo conjunto de competências que podem reposicionar a sua empresa no mercado.

Ao considerar como o outsourcing pode ajudá-lo a crescer, não se limite a olhar para o custo de contratar prestadores de serviços externos em vez de lidar com uma tarefa com a sua equipa atual.

Pense no valor que a experiência de um sub-contratado dá à sua empresa. Seja na expansão de produção da sua empresa, estratégias de marketing ou causar disrupção no setor onde a empresa atua, o outsourcing pode oferecer uma oportunidade para inovar, crescer e superar a concorrência.

Quando pensar em contratar uma empresa ou um colaborador em outsourcing, existem certas questões que deve sempre ponderar. Apresentamos-lhe algumas vantagens e desvantagens de realizar outsourcing na sua empresa.

Vantagens do outsourcing

Manter os custos baixos

Às vezes, as despesas com a compra de equipamentos ou a necessidade de um novo local podem ser proibitivas. Nesses casos, é mais económico fazer outsourcing, isto é, contratar serviços secundários relativos à atividade principal da empresa, do que expandir as operações internamente.

Se o crescimento resultar numa necessidade crescente de espaço para escritório, uma opção viável poderá ser fazer outsourcing de operações simples, como telemarketing, em vez de mudar tudo para um novo local. Com o outsourcing, esta mudança pode custar muito menos do que o preço da expansão e ser mais eficiente.

O outsourcing também pode reduzir custos e outras despesas associadas à contratação de novos trabalhadores, tais como:

• Pesquisa na contratação de novos trabalhadores;
• Onboarding;
• Cuidados de saúde e outros benefícios;
• Impostos sobre os salários;
• Maior necessidade de trabalhadores em cargos de gestão e Recursos Humanos.

Trabalhar com prestadores de serviços e não com funcionários pode minimizar esses custos, permitindo que a sua empresa obtenha a mesma quantia por menos.

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Foco nas atividades chave da empresa

As operações administrativas de uma empresa tendem a expandir-se durante períodos de rápido crescimento. Essa expansão pode aumentar seriamente o tempo e custos dispendidos pelos seus recursos humanos e financeiros, prejudicando as atividades chave da empresa.

O outsourcing de atividades chave pode permitir que concentre novamente os seus recursos internos nas atividades que tornam o seu modelo de negócios lucrativo, sem sacrificar a qualidade ou o serviço prestado.

Por exemplo, digamos que a sua empresa possui um grande contrato que irá aumentar significativamente o volume de compras num curto espaço de tempo. Ao fazer outsourcing das responsabilidades de compra, irá "libertar" pessoal para se concentrar no próprio contrato.

Oferece flexibilidade nas necessidades

O outsourcing permite que operações ou departamentos com procura cíclica, tenham os recursos adicionais quando necessários. O contrato com a empresa de outsourcing pode assim ser finalizado quando o seu negócio desacelerar novamente, mantendo a flexibilidade da sua empresa.

Por exemplo, quando o departamento de contabilidade está com falta de mão de obra durante o período fiscal ou períodos de auditoria, o outsourcing pode fornecer os recursos adicionais necessários por um período fixo a um custo consistente. Além disso, trabalhar com a mesma empresa de outsourcing para as mesmas finalidades não só fornece consistência, como também flexibilidade.

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Desvantagens do outsourcing

Perda do controlo da gestão e possíveis problemas de qualidade

Quando assina um contrato para que outra empresa desempenhe a função de um departamento inteiro ou de uma única tarefa, estará a transferir a gestão e o controlo dessa função para outra empresa. Sendo assim, existem algumas questões de gestão e qualidade que deverá ter em consideração.

Em primeiro lugar, empresas de outsourcing poderão não se seguir pelos mesmos padrões ou cultura que impulsionam a sua empresa. Assim, a sua marca poderá ser comprometida.

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Custos adicionais

Quando assina um contrato com uma empresa de outsourcing, terá de referir os detalhes do serviço que esta empresa lhe estará a fornecer. O objetivo é especificar tudo o que é suposto ser garantindo pelo serviço.

Tudo o que não estiver coberto no contrato servirá de base para custos adicionais. Além disso, haverá honorários legais a serem pagos para contratar um advogado para rever os contratos e fazer as alterações necessárias.

Possível ameaça de segurança e confidencialidade

A propriedade intelectual e dados confidenciais devem ser protegidos quando trabalhadores da empresa de outsourcing estão a utilizá-los.

Se tem algum tipo de informação sensível, como registos médicos, folhas de pagamento, entre outro tipo de informação confidencial que será transmitida ou utilizada pela empresa de outsourcing, existe o risco da confidencialidade ser comprometida.

Se a função ou tarefa a realizar da empresa de outsourcing envolve a partilha de dados ou conhecimento do proprietário da empresa, tais como desenhos ou fórmulas de produtos, é necessário salvaguardar-se, de forma a proteger estas informações. Seja cauteloso e insista para que a empresa de outsourcing assine uma cláusula de proteção no contrato, ou um contrato de confidencialidade em separado. Verifique também se a linguagem utilizada no contrato é forte o suficiente para desencorajar o uso indevido de dados confidenciais da sua empresa.