Quais as regras de IVA para os trabalhadores independentes?

Se vai trabalhar por conta própria, é importante que conheça as suas obrigações fiscais. Uma delas é a necessidade de os trabalhadores independentes cobrarem IVA pelos serviços prestados.

Em termos práticos, isto não tem impacto no rendimento do trabalhador, uma vez que este funciona apenas como uma espécie de intermediário entre o cliente e o Estado. No entanto, não cumprir as regras implica o pagamento de coimas, pelo que é essencial estar a par de tudo para não falhar com nada.

Neste artigo vamos focar-nos nos trabalhadores independentes que estão no regime simplificado (ou seja, que têm um rendimento bruto anual até 200 mil euros), uma vez que representam a grande maioria dos casos.

Nota: Quem recebe mais do que 200 mil euros brutos por ano insere-se no regime de contabilidade organizada e tem de contratar um contabilista certificado.

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Quem tem de cobrar IVA?

São obrigados a cobrar IVA os trabalhadores independentes cujo volume de negócios anual seja superior a 14.500 euros, em 2024. Se abrir atividade a meio do ano, a Autoridade Tributária vai calcular o volume de negócios proporcional aos meses que faltam.

Por exemplo, se começar a trabalhar em setembro e estimar um volume de negócios até ao final do ano de 6.000 euros, significa que prevê receber uma média de 1.500 euros por mês. O que as Finanças vão fazer é multiplicar este valor por 12.

Assim, o volume de negócios anual seria de 18 mil euros. Logo, enquadra-se no regime normal de IVA e tem de cobrá-lo aos seus cliente e, posteriormente, entregá-lo ao Estado.

Nota: Regra geral, o IVA a cobrar pela prestação de serviços é de 23%.

Quem cobra, tem direito a deduzir

Os trabalhadores independentes que cobram IVA aos clientes têm o direito a deduzir o imposto pago na compra de bens e serviços necessários à atividade (por exemplo, um computador). É a diferença entre o IVA cobrado e o IVA deduzido que vai determinar quanto é que o trabalhar tem de pagar. Como vamos ver mais à frente, esta obrigação tem, geralmente, uma periodicidade trimestral.

Se, nesse período, o IVA deduzido for superior ao IVA cobrado, o trabalhador não tem de pagar nada e o excesso é abatido nos trimestres seguintes. Por exemplo, se num trimestre cobrou 620 euros de IVA e pagou 700 euros, começa o trimestre seguinte com uma dedução de 80 euros.

Por fim, se passados 12 meses o excesso ainda for superior a 250 euros, pode pedir o reembolso.

Como classificar as faturas para dedução?

As faturas para dedução de despesas associadas à atividade podem ser classificadas de três formas:

• Ativo corrente: para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços e que se espera que sejam usados por mais do que um ano (exemplo: mobiliário e material informático);
• Inventários: despesas com ativos detidos para venda no decurso da atividade operacional, como mercadorias;
• Outros bens e serviços: despesas no âmbito da atividade e que não se enquadrem em nenhuma das outras classificações (exemplo: eletricidade, telefone e consumíveis de escritório).

Não se esqueça da declaração periódica

Todos estes cálculos sobre o imposto a pagar só são possíveis depois de entregar a declaração periódica de IVA. Por defeito, os trabalhadores independentes no regime simplificado entregam a declaração trimestralmente.

Ainda assim, pode optar pela entrega mensal logo quando abrir atividade. Se já tiver atividade aberta, só pode pedir a mudança em janeiro, através da declaração de alterações. Em todo o caso, quem escolher o regime mensal tem de permanecer nele por pelo menos três anos.

Regime mensal

Tem de entregar a declaração todos os meses até ao dia 20 e pagar até ao dia 25. Neste caso, deve ter em conta que, por exemplo, a declaração de março é referente ao mês de janeiro, a de abril referente ao mês de fevereiro, e assim sucessivamente.

Regime trimestral

Quem ficar no regime trimestral tem de entregar a declaração até ao dia 20 dos meses de fevereiro, maio, setembro e novembro e pagar até ao dia 25 dos mesmos meses.

Nota: Se as datas limite de entrega e pagamento calharem num fim de semana ou feriado, passa a contar o dia útil seguinte. Consulte todas as datas na agenda fiscal da Autoridade Tributária.

A ajuda do IVA Automático

Quem entregar a declaração trimestralmente pode beneficiar da ajuda do IVA Automático. Esta funcionalidade pré-preenche a declaração com base nas faturas e recibos emitidos no Portal das Finanças e nas faturas comunicadas no e-fatura.

Na despesas associadas à atividade, o trabalhador tem só de indicar se o IVA é deduzido na totalidade ou apenas em parte. Depois, é só confirmar se as informações estão todas corretas antes de entregar a declaração.

Leia ainda: Conhece o IVA Automático? Saiba a quem se destina e como entregar

Quem emite um auto isolado também tem de cobrar IVA?

Sim, quem emitir um ato isolado também tem a obrigação de cobrar IVA pelo trabalho realizado. Depois, deve entregar o imposto ao Estado até ao final do mês seguinte.

Leia ainda: Ato isolado: O que é e como emitir

Como pagar o IVA?

Depois de saber qual o valor a pagar, pode fazê-lo das seguinte formas:

• Nas secções de cobrança dos Serviços de Finanças;
• Nos balcões dos CTT;
• Multibanco;
• Homebanking;
• Multibanco;
• Débito Direto (exceto atos isolados);
• MB Way.

Que trabalhadores independentes estão isentos de cobrar IVA?

Se tiver um volume de negócios até 14.500 euros anuais, não praticar operações de importação ou exportação e não tiver contabilidade organizada, não tem de cobrar IVA aos seus clientes. No entanto, não vai poder deduzir o imposto pago nas despesas relacionadas com a sua atividade.

Ainda assim, quem estiver isento pode optar por passar ao regime normal e passar a cobrar IVA. Pode tomar esta decisão logo quando abre atividade ou mais tarde, através da declaração de alterações (em qualquer altura do ano). Se passar voluntariamente ao regime normal, tem de permanecer nele por cinco anos.

Tenha ainda em conta que também é possível fazer o caminho contrário, ou seja, transitar do regime normal para a isenção. Se verificar que passou a reunir os critérios e e quiser mudar, deve pedir a alteração em janeiro, já que as Finanças nunca vão fazer esta alteração automaticamente.

Outras isenções

Independentemente do volume de negócios, há profissões que estão isentas de IVA. São exemplo disso os médicos, enfermeiros, psicólogos, artistas ou desportistas. Pode consultar todas as atividades isentas aqui.

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