Comunicação de Inventários à Autoridade Tributária

A comunicação de inventários à Autoridade Tributária (AT) é uma obrigação fiscal em Portugal que afeta pessoas singulares ou coletivas com contabilidade organizada e sede, estabelecimento ou domicílio fiscal em território nacional.

Esta comunicação é obrigatória para entidades que possuam inventários no final do exercício fiscal, sendo realizada anualmente, através do Portal das Finanças.

Este processo é fundamental para garantir a transparência fiscal e cumprir os requisitos legais relacionados com a elaboração e submissão de inventários.

Neste artigo, abordamos de forma clara e simples o propósito da comunicação de inventários, quem está obrigado a fazê-lo, os prazos a cumprir e como proceder para garantir o cumprimento desta obrigação fiscal.

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Qual o objetivo da comunicação de inventários?

A comunicação de inventários tem várias finalidades. Para as empresas, é uma prática indispensável para:

• Determinar as quantidades de matérias-primas disponíveis para produção.
• Avaliar as mercadorias destinadas à venda.
• Estimar o valor das existências em armazém no final do período económico.

Para a Autoridade Tributária, a comunicação de inventários é um instrumento de controlo fiscal que reforça a supervisão sobre os bens armazenados pelas empresas, promovendo a transparência e reduzindo a possibilidade de fraudes fiscais.

Quem está obrigado a comunicar inventários?

A obrigação de comunicar inventários aplica-se a entidades que cumpram cumulativamente os seguintes critérios:

1. Possuam sede, estabelecimento ou domicílio fiscal em território português.
2. Tenham contabilidade organizada.
3. Não estejam enquadradas no regime simplificado de tributação.

Esta obrigatoriedade inclui empresas que, independentemente do volume de negócios, estejam sujeitas a IRS ou IRC e realizem operações comerciais que envolvam inventários.

Se, no final do ano fiscal, uma empresa que se enquadre nestes critérios não tiver inventário a declarar, deve ainda assim informar a AT sobre a inexistência de inventários. Esta comunicação é feita no Portal das Finanças, na área do e-Fatura.

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Quem está dispensado de comunicar inventários?

Apenas as entidades que estejam no regime simplificado de tributação estão dispensadas de comunicar inventários, independentemente do seu volume de faturação.

O que implica a comunicação de inventários?

A comunicação de inventários consiste na submissão de um ficheiro detalhado à Autoridade Tributária, contendo informações sobre os produtos que a empresa possui em stock no último dia do ano fiscal. Para a maioria das empresas, este período coincide com 31 de dezembro.

O inventário submetido deve incluir informações como:

• A identificação do tipo de produto (mercadorias, matérias-primas, produtos acabados, etc.).
• O código único de cada produto.
• A descrição e quantidade em stock.
• A unidade de medida utilizada (quilogramas, unidades, metros, etc.).

Prazos para a comunicação de inventários

O prazo para a submissão do inventário referente ao final do ano fiscal é até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte. Por exemplo, o inventário referente a 31 de dezembro de 2024 deve ser comunicado até 31 de janeiro de 2025.

Em situações excecionais, este prazo pode ser alterado.

Para contribuintes cujo período fiscal não coincide com o ano civil, a submissão do inventário deve ser feita até ao final do mês seguinte ao término do período tributário.

Como comunicar inventários?

A comunicação de inventários é feita no Portal das Finanças, na área do e-Fatura. Os passos para realizar a comunicação são os seguintes:

1. Aceder ao Portal das Finanças com as credenciais da empresa (NIF e senha).
2. Na secção "Inventários", escolher a opção "Comunicação de Ficheiros de Inventário".
3. Indicar o ano e o último dia do período tributário (geralmente 31 de dezembro).
4. Caso não existam inventários a declarar, selecionar a opção “Não possuo existências” e submeter.
5. Havendo inventário, carregar o ficheiro preparado, validá-lo e submetê-lo.
6. Guardar o Comprovativo: É importante guardar o comprovativo da submissão para fins de registo e eventuais auditorias.

O ficheiro de inventário pode ser gerado automaticamente por software certificado de gestão ou criado manualmente, desde que cumpra os formatos exigidos pela AT: XML ou CSV.

Requisitos do ficheiro de inventário

O ficheiro de inventário deve respeitar a estrutura definida pela Portaria n.º 2/2015. As principais colunas incluem:

• Tipo de Produto (ProductCategory) com a seguinte letra identificadora:
  • M para mercadorias
  • P para matérias-primas, subsidiárias e de consumo
  • A para produtos acabados e intermédios
  • S para subprodutos, desperdícios e refugos
  • T para produtos e trabalhos em curso;
• Código do Produto (ProductCode)
• Descrição do produto (ProductDescription)
• Quantidade em stock (ClosingStockQuantity)
• Unidade de Medida (UnitOfMeasure) (por exemplo, KG, M, Unidades).

Importância da comunicação de inventários

Cumprir esta obrigação fiscal traz vários benefícios tanto para as empresas como para o Estado:

• Transparência: Facilita a monitorização das operações comerciais e a deteção de irregularidades.
• Gestão Interna: Ajuda as empresas a manter registos atualizados e organizados.
• Conformidade Fiscal: Evita multas e sanções por incumprimento das obrigações legais.

Considerações finais

A comunicação de inventários é uma obrigação fiscal essencial para empresas que lidam com mercadorias em Portugal. Cumprir este processo dentro dos prazos e com rigor é crucial para garantir a conformidade legal e evitar penalizações. Além disso, é uma oportunidade para as empresas manterem os seus registos organizados e promoverem a transparência nas suas operações.

Com o apoio do Portal das Finanças e ferramentas digitais, o processo tornou-se acessível e simplificado, permitindo que qualquer empresa possa cumprir as suas obrigações fiscais sem dificuldades.

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