Obrigações de uma empresa: Quais existem e o que tem de cumprir

Para que a sua empresa cumpra todos os requisitos legais, precisa de tratar de inúmeros procedimentos burocráticos, fiscais e contabilísticos.  

Na verdade, o acesso a informação completa e simplificada nem sempre é fácil e as obrigações legais variam consoante a atividade profissional e o tipo de empresa que criou.  

Por exemplo, há casos em que as PME não necessitam de entregar certos documentos ou têm determinados benefícios que reduzem o nível de obrigações. Por outro lado, existem atividades profissionais onde é necessário ter licenças adicionais ou implementar medidas de higiene e segurança mais específicas. 

De seguida, apresentamos um resumo das diversas obrigações que uma empresa tem de cumprir em Portugal. Destaque ainda para os direitos a garantir aos trabalhadores, bem como para os impostos e declarações fiscais a entregar. 

Obrigações de uma empresa quanto aos seus trabalhadores 

Desde logo, conhecer o teor do Código do Trabalho (CT) é fundamental. No fundo, o CT é a linha guia legal para as empresas garantirem todos os direitos e deveres dos trabalhadores.  

Ou seja, esta legislação abrange desde os direitos e deveres dos trabalhadores e entidades empregadoras, até aos tipos de contrato de trabalho, à forma como pode ser feita a prestação de trabalho e a retribuição, e ainda questões contratuais diversas.  

Assim, a par de obrigações mais fáceis de dominar, como os tipos de contrato, o valor do salário mínimo, dias de descanso ou férias, existem outras que requerem a sua atenção.

Isto porque necessitam de um plano estratégico, têm custos para a empresa, e podem mesmo necessitar de uma declaração específica. De seguida, conheça três obrigações centrais de uma empresa em relação aos trabalhadores. 

Higiene e Segurança no trabalho 

Todos os trabalhadores têm o direito de trabalhar em condições que protejam a sua saúde e não coloquem em risco a sua segurança. Por isso, o artigo 284.º do Código do Trabalho prevê um regime jurídico de promoção da segurança e saúde no trabalho que serve de guia das obrigações de uma empresa e dos seus trabalhadores. 

Na prática, as empresas têm de respeitar, aplicar e garantir os princípios gerais de Segurança e Saúde no Trabalho, através de serviços internos ou externos à empresa. 

Embora a lista seja extensa, alguns dos princípios gerais passam por: 

• Identificar e avaliar os riscos previsíveis em todas as atividades da empresa; 
• Adotar medidas adequadas à proteção dos trabalhadores.  
• Informar os trabalhadores sobre aspetos relevantes para a proteção da sua saúde e segurança, bem como a de terceiros; 
• Assegurar a formação adequada aos trabalhadores, prevenindo riscos associados à atividade profissional; 
• Entre outras medidas do regime jurídico de promoção da segurança e saúde no trabalho. 

Um dos pilares da higiene e segurança no trabalho é a avaliação dos riscos. Por isso, as empresas devem acompanhar de perto os seus trabalhadores e ouvir as suas recomendações. Esta é uma forma de evitar doenças profissionais e até acidentes de trabalho. 

Caso pretenda saber se as condições na sua empresa estão em conformidade com a lei, a ACT (Autoridade para as Condições de Trabalho) disponibiliza listas de verificação para diversas atividades.  

Mas, atenção. Nem todos os setores têm as mesmas obrigações. Por exemplo, a construção civil, indústria, minas e pedreiras, pesca e até o comércio e serviços têm medidas específicas.  

Seguro de acidentes de trabalho

Mesmo que a sua empresa cumpra todos os parâmetros de higiene, segurança e saúde no local de trabalho, os seus trabalhadores podem sofrer de doenças profissionais ou ter um acidente de trabalho. E a legislação é clara neste ponto: as empresas estão obrigadas a garantir aos trabalhadores (por conta de outrem) um seguro de acidentes de trabalho.

O seguro de acidentes de trabalho visa assegurar o direito à prestação de cuidados médicos e o pagamento de indemnizações. Estas indemnizações são pagas por incapacidade temporária ou permanente que resulte de um acidente de trabalho ou de uma doença profissional. Este seguro também paga a indemnização por morte do trabalhador aos seus beneficiários.

Caso não contrate o seguro de acidentes de trabalho, está a cometer uma contraordenação muito grave. Além disso, se um trabalhador sofrer um acidente de trabalho e não estiver segurado, tem de assumir todas as despesas.

Assim, esta não só é uma das obrigações de uma empresa, como é uma das despesas a ter em conta quando faz os cálculos para saber quanto custa um trabalhador.

Horas de formação profissional

A formação profissional contínua ajuda os trabalhadores aumentarem as suas aptidões profissionais, dando assim a possibilidade de evoluírem na carreira. Além disso, ao terem acesso a uma formação contínua, mantém-se atualizados e obtêm novos conhecimentos para exercerem outros cargos.

Assim, a formação profissional, aos olhos da lei, é um direito de todos os trabalhadores e, consequentemente, uma obrigação das empresas. Atualmente, as empresas estão obrigadas a dar 40 horas de formação profissional.

No caso dos trabalhadores com contratos a termo, por período igual ou superior a três meses, o direito às horas de formação é proporcional à duração do seu contrato.

Segundo o artigo 131.º do Código do Trabalho, as empresas estão obrigadas a:

• Desenvolver e qualificar o trabalhador, com o objetivo de melhorar a sua empregabilidade e aumentar a produtividade e competitividade da empresa;
• Assegurar o direito individual à formação, respeitando o mínimo anual de horas obrigatório. As formações podem ser desenvolvidas por ações na empresa ou através da concessão de tempo para frequentar formações (por iniciativa do trabalhador).
• Organizar a formação na empresa. Devem existir planos de formação anuais ou plurianuais.
• Reconhecer e valorizar a qualificação adquiridas pelos seus trabalhadores.

Note, as formações profissionais só podem ser desenvolvidas pelo empregador, por uma entidade formadora certificado ou por um estabelecimento de ensino reconhecido pelo Ministério da Educação. Além disso, devem dar direito à emissão de um certificado e ao registo na Caderneta Individual de Competências.

Contudo, uma empresa tem apenas o dever de assegurar, em cada ano, a formação contínua a pelo menos 10% dos trabalhadores da empresa.

Plano para a Igualdade

Embora nem todas as empresas estejam obrigadas a entregá-lo, o Plano para a Igualdade também é uma das suas obrigações. Este é um plano que tem como objetivo ajudar a alcançar a igualdade de tratamento e oportunidades entre mulheres e homens no local de trabalho.

No fundo, promove a não discriminação em função do género e fomenta a conciliação entre a vida pessoal, familiar e profissional.

A entrega deste plano é uma obrigação para as entidades do setor público empresarial, mas também para as empresas cotadas em bolsa. O plano deve ser elaborado anualmente, seguindo o "guião" que está disponível no site da Comissão para a Cidadania e Igualdade de Género.

Posteriormente, deve ser enviado tanto para a Comissão para a Cidadania e Igualdade de Género, como para a Comissão para a Igualdade no Trabalho e no Emprego (CITE).

Obrigações de uma empresa: fiscais e declarativas

Abrir uma empresa implica cumprir obrigações fiscais e declarativas. Estas obrigações podem estar associados a processos declarativos sobre os beneficiários efetivos, à prestação anual de contas da empresa (IES), mas também em relação aos pagamentos de impostos como IRC, TSU, IVA ou até do imposto do selo. 

Contudo, é preciso saber que cada um destes temas tem várias nuances e deve informar-se a fundo para não correr o risco de se enganar ou atrasar na data de pagamento.

Leia ainda: Em que situações as empresas têm de pagar imposto de selo? 

Registo anual de beneficiário efetivo

Antes de abordarmos o que é este registo anual, é fundamental que perceba o que é Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE). O RCBE é um registo que identifica todas as pessoas singulares que, mesmo que seja de forma indireta ou através de terceiros, detenham a propriedade ou o controlo efetivo de empresas (entidades jurídicas).

O Registo Central do Beneficiário Efetivo é uma declaração obrigatória para todas as empresas constituídas em Portugal, mas também para aquelas que fazem negócios em território nacional. Em termos práticos e para a maioria das empresas, este registo é feito até 30 dias após finalizar o registo comercial da entidade. Quanto ao local da entrega do RCBE, se for administrador ou gerente da empresa, deve utilizar o Portal da Justiça.

Após submeterem o RCBE, as empresas estão obrigadas a atualizar a informação sempre que existam alterações aos dados preenchidos. Para não entrar em incumprimento, saiba que tem o prazo de 30 dias para proceder à alteração. Este prazo começa a contar no dia em que ocorreu a respetiva alteração.

Quanto ao Registo Anual de Beneficiário Efetivo, estamos a falar de um processo declarativo de confirmação. Ou seja, imagine que desde que submeteu o RCBE não existiram alterações. Mesmo que nada tenha mudado, a sua empresa está obrigada a confirmar a informação do RCBE anualmente.

Embora em 2021 o Governo tenha dispensado as empresas desta confirmação (Decreto-Lei n.º 22-A/2021, de 17/03), a confirmação anual deve ser feita até dia 31 de dezembro de cada ano.

Note, se no mesmo ano civil atualizou o RCBE, fica dispensado da confirmação anual. No entanto, para ter direito a esta dispensa, não podem ter ocorrido factos que determinem novas alterações.

IES

A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma declaração agregadora de informações declarativas, tanto a nível contabilístico, fiscal e até estatístico. Esta é obrigação de todas as empresas e profissionais singulares com contabilidade organizada e é entregue anualmente através do Portal das Finanças. No entanto, apenas um contabilista certificado (antigo TOC - Técnico Oficial de Contas) pode submeter a declaração.

Ou seja, antes da criação da IES, através do Decreto-Lei n.º 8/2007, de 16 de janeiro, as empresas tinham de prestar contas anuais a várias entidades, como:

• INE - Instituto Nacional de Estatísticas;
• Banco de Portugal;
• Conservatória do Registo Comercial;
• E, Direção Geral das Atividades Económicas.

Estas declarações eram entregues de forma individual, em papel, a cada uma destas entidades. Hoje em dia, basta aceder ao conjunto de formulários, preenchê-los e entregá-los por via eletrónica, no Portal das Finanças.

E que informações são estas? A primeira é a entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal. Esta está prevista na alínea c) do nº1 do artigo 117.º e 121.º do Código do IRC. Além desta, existem mais quatro declarações a preencher:

• Registo da prestação de contas;
• Declaração sobre informação de natureza estatística ao INE;
• Informação relativa a dados contabilísticos anuais para fins estatísticos ao Banco de Portugal;
• Informações estatísticas à Direção Geral das Atividades Económicas (para as atividades abrangidas pelo regime jurídico de acesso e exercício de atividades de comércio, serviços e restauração).

Preço do IES e prazo de entrega

A entrega do IES é gratuita. No entanto, o registo de prestações de contas é pago, sendo que o preço varia entre os 80 e os 85 euros.

O prazo de entrega desta declaração é anual e está ligada ao fim do período económico. Se este corresponder ao final do ano, tem até ao dia 15 de julho do ano seguinte para proceder à entrega do IES. Caso o fim do período económico seja noutra data, terá até ao 15.º dia dos étimo mês posterior ao termo desse período.

Obrigações fiscais de uma empresa

Embora seja difícil resumir todas as obrigações fiscais de uma empresa, existem obrigações mais relevantes a ter em consideração, como o IRC, o IVA e TSU.

IRC

O IRC, Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas, é o imposto que incide sobre os rendimentos das empresas que têm atividades de natureza comercial, industrial ou agrícola em Portugal. No entanto, o IRC pode ser cobrado a empresas não residentes, quando estas obtêm rendimentos em Portugal.

A fórmula de cálculo deste imposto é um pouco complexa, pois há vários fatores que influenciam o valor final a pagar. Contudo, este imposto tem como base de cálculo os lucros do ano anterior, mas precisa de ter em conta os seguintes fatores:

• Taxa de IRC: A taxa normal de IRC corresponde a 21%. Contudo, se for uma PME ou se a sua empresa estiver sediada nas ilhas, terá uma taxa diferente de IRC. Atualmente, a taxa de IRC na Madeira e nos Açores é de 14,7%. Quanto às PMEs a taxa de IRC é reduzida a 17% nos primeiros 25.000 euros de matéria coletável.

Posteriormente tem de apurar o lucro tributável da empresa (rendimentos obtidos menos os gastos que a empresa teve), e proceder à análise da matéria coletável. Para chegar a este valor, tem que pegar no lucro tributável da sua empresa e subtrair os prejuízos e benefícios fiscais passíveis de dedução.

Contudo, há mais fatores que influenciam o cálculo do IRC. Desde a Derrama Municipal (receita cobrada pelos municípios sobre o lucro das empresas locais), e a Tributação Autónoma. No caso desta última, os impostos incidem sobre determinados custos, como os veículos de uma empresa, ajudas de custo, entre outros.

Se o valor do lucro tributável for superior a 1 milhão de euros, há lugar ao pagamento da Derrama Estadual (a taxa varia entre 3 a 9%).

Prazos do IRC

Já no que diz respeito à declaração do IRC - Modelo 22, todos os anos a sua empresa tem de submetê-la no Portal das Finanças até 31 de maio. Tal como acontece com o IRS, a declaração do IRC é sempre referente ao ano anterior.

Além desta data, há mais prazos que precisa de ter atenção. Isto porque o pagamento do IRC pode ser dividido em várias fases, devido aos pagamentos dos PPC (pagamentos por conta) e PEC ( pagamentos especiais por conta).

Os pagamentos por conta (PPC), realizam-se a:

• 31 de julho,  
• 30 de setembro; 
• E 15 de dezembro.  

Já os pagamentos especiais por conta os prazos estimulados são até 31 de março e até 31 de outubro. Mas neste caso, deve falar com o contabilista certificado da sua empresa, de forma a certificar-se se a sua empresa está ou não isenta destes pagamentos.

IVA

O IVA (Imposto de Valor Acrescentado) é familiar para grande parte dos contribuintes já que pagamos este imposto nas nossas compras e serviços.

No entanto, na maioria dos negócios, as empresas que não estão isentas de IVA lidam com este imposto de outra forma. Ou seja, quando faz uma venda ou presta um serviço, vai cobrar o IVA aos seus clientes. Contudo, este montante, designado de IVA liquidado, não é entregue ao Estado. O que acontece é que a sua empresa tem a possibilidade de deduzir o IVA das suas aquisições a este montante.

Logo, o valor que entrega ao Estado é a diferença entre o IVA liquidado e o IVA dedutível. Embora deva estar bem informado sobre as deduções aceites, na declaração periódica de IVA conseguirá ver estes montantes através das faturas que emitiu e das despesas profissionais.

A declaração periódica de IVA pode ser mensal ou trimestral. Embora a periodicidade possa sofrer alterações, uma vez que o regime mensal é obrigatório quando o volume de negócios é superior a 650 mil euros, muitas empresas nos primeiros anos de atividade ficam abrangidas pelo o regime trimestral.

Quanto aos prazos de entrega da declaração de IVA, as datas estipuladas são as seguintes:

• Declarações periódicas mensais: Até ao dia 10 do mês seguinte ao que diz respeito às operações.
• Declarações periódicas trimestrais: Até ao dia 15 dos meses de fevereiro, maio, agosto e novembro.

Contudo, saiba que nestes últimos anos os prazos têm sido alargados em alguns dias devido à pandemia da Covid-19. Mas, os dias 10 e 15 são a referência para a entrega da declaração mensal e trimestral de IVA.

TSU

A TSU (Taxa Social Única) aplica-se às empresas sempre que existem trabalhadores. Ou seja, no fundo, a TSU é o pagamento à Segurança Social das contribuições e quotizações associadas à remuneração dos trabalhadores.

As contribuições à Segurança Social são a percentagem a cargo da entidade empregadora. Na maioria dos casos esta corresponde 23,75% do salário bruto de cada trabalhador. Já as quotizações são os impostos a cargo de cada trabalhador, que correspondem a uma taxa de 11% do salário bruto.

Embora a sua empresa suporte apenas as contribuições para a Segurança Social, tem de entregar os 34,75% correspondentes à TSU. No entanto, os 11% das quotizações são descontados do salário de cada colaborador.

E quando é que tem de entregar a TSU à Segurança Social? Entre o dia 10 e o dia 20 do mês seguinte em que procedeu às remunerações.

Leia ainda: Tem uma empresa ou trabalha por conta própria? Atenção às datas fiscais

Obrigações de uma empresa: faturação e contabilidade

Contratação de um contabilista

Se já abriu a sua empresa, certamente está a par da importância que um contabilista certificado tem para a gestão do seu negócio. Legalmente, todas as empresas estão obrigadas a ter contabilidade organizada. Além deste regime ter as suas especificidades, o enquadramento implica a contratação de um contabilista certificado.

Assim, escolha um contabilista certificado e pondere qual o valor que pode suportar com este serviço, sendo que pode deduzir este valor nas despesas de atividade.

Software de faturação certificado

Neste campo, todos os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em Portugal, e ainda os sujeitos passivos ao abrigo do artigo 35.º do CIVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, softwares de faturação certificados pela AT, quando:

• No ano civil anterior, o volume de negócios tenha sido superior a 50.000 euros (ver as condições no ano de início de atividade);
• Utilizem programas de faturação;
• E sejam obrigados a ter contabilidade organizada ou tenham optado por este regime.

No Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, foram publicadas inúmeras novas regras, que apenas podem ser cumpridas com um software de faturação atualizado e certificado. Como por exemplo, a emissão de faturas e documentos fiscalmente relevantes com QR Code. Em 2023, a inserção do ATCUD e comunicação das séries à AT também será obrigatória.

Outras obrigações de uma empresa

RPGD

A sigla RGPD significa Regulamento Geral da Proteção de Dados. Todas as empresas devem estar a par deste regulamento, uma vez que têm que implementar estas diretrizes para proteger os dados dos consumidores.

No fundo, a sua empresa tem de cumprir algumas regras ao recolher os dados dos clientes, mas também na gestão destes a longo prazo. Por exemplo, algumas das regras mais relevantes do RGPD são:

• Não poder utilizar os dados pessoais dos seus clientes para outras finalidades que não a indicada originalmente;
• Os dados só podem ser conservados durante o prazo necessário para essa finalidade, e sempre o mínimo de tempo possível.
• Todas as empresas devem ainda estabelecer prazos para apagarem ou reverem os dados guardados;
• Todos os dados pessoais devem ser guardados em segurança. Isto significa que cabe à empresa proteger os dados contra o tratamento não autorizado ou ilícito, contra a sua perda, destruição ou dano acidental.
• Além disso, os dados pessoais devem ser sempre tratados de forma transparente e lícita.

Outro ponto importante a reter quanto ao RGPD é que pode ter de nomear um Encarregado de Proteção de Dados. Esta nomeação é obrigatória nos Organismos Públicos, mas também em empresas que recolhem e lidam com dados pessoais sensíveis ou em grande escala.

Embora esta obrigação seja aplicável a todas as empresas que façam tratamento de dados pessoais, as PME podem ter menos obrigações em certos casos.

Por exemplo, sempre que as empresas têm menos de 250 trabalhadores, não estão obrigadas a conservar o registo das atividades de tratamento de dados. Por isso, deve estar bem informado sempre todas as nuances das obrigações.

Conflitos e licenças

Por fim, existem mais duas obrigações de uma empresa a salientar. A primeira diz respeito à inscrição numa entidade de resolução de conflitos. No fundo, os meios de resolução alternativa de litígios são uma solução simples, rápida e mais acessível de resolver problemas entre empresas e consumidores.

Quando um consumidor relata um problema com a contratação ou utilização de um serviço, mas a sua empresa não encontra uma solução que agrade a ambas as partes, o cliente tem de saber qual é a entidade de resolução de conflitos que deve recorrer.

Em Portugal, existe uma rede de Resolução Alternativa de Litígios que abrande as áreas da Mediação, Conciliação e Arbitragem. E todos os fornecedores de bens e prestadores de serviço estão obrigados a informar os consumidores qual a entidade a que estão vinculados.

A divulgação desta informação deve constar no site da sua empresa, conforme o artigo 18.º da Lei n.º 144/2015, alterado pelo Decreto-Lei n.º 102/2017, de 23 de agosto.

A segunda, embora nem todas as empresas necessitem, diz respeito às licenças. Conforme a atividade profissional da sua empresa, pode necessitar de licenças específicas. Muitas destas licenças são emitidas pela Câmara Municipal. No entanto, deve informar-se pormenorizadamente sobre as obrigações de uma empresa, sempre de acordo com a atividade que exerce.