Preciso de mudar a sede social da minha empresa: O que devo fazer?

Ao abrir uma empresa, presta inúmeras informações sobre a constituição, gestão e atividade empresarial. Mas com o passar dos anos, é normal que a sua empresa cresça e sinta a necessidade de alterar alguns pontos que estão no contrato da sua sociedade. Por exemplo, com o passar dos anos, é muito comum que uma empresa queira mudar a sede social para outras instalações.

Afinal, se tudo estiver a correr bem, o número de trabalhadores cresceu e até pode haver a necessidade de um espaço maior para aumentar a produção e o lucro da empresa. Além disso, também pode ser necessário mudar a localização da sede para outra zona do país.

Contudo, as alterações aos dados que constam no contrato da sociedade, costumam gerar muitas dúvidas. Por um lado, nem sempre é fácil perceber os procedimentos legais a cumprir. Por outro, o processo para emitir novos documentos pode dificultar um pedido de alteração simples.

Assim, caso esteja a pensar mudar a sede social da sua empresa, não se preocupe, pois, de seguida, vamos explicar-lhe o que deve fazer passo a passo.

Leia ainda: Impostos para empresas? Saiba o que paga para desenvolver negócio

Posso mudar a sede social da minha empresa?

Segundo o Código das Sociedades Comerciais, a sede social de uma empresa deve estabelecer-se num local concretamente definido. Ou seja, tem que existir uma morada fixa da sede. Embora a sede seja o domicílio oficial de uma empresa, é possível existir um domicílio particular para determinados negócios. No entanto, este deve constar no contrato da sociedade.

Também é importante referir, que ter uma sede social numa determinada morada não implica que uma sociedade não possa criar sucursais, agências e delegações, em Portugal ou no Estrangeiro. O tipo de limitações que podem existir estão associados à dependência da deliberação dos sócios. Mas se o contrato da sociedade dispensar esta deliberação, não existe qualquer entrave a este tipo de criação.

Contudo, quando existe a necessidade de mudar a sede social de uma empresa, é preciso ter atenção ao contrato. E isto porquê? Porque se no contrato da sociedade for estipulado que a sede não pode ser alterada, a administração fica impossibilitada de mudá-la para uma nova morada. Caso nada esteja estabelecido no contrato da sociedade, esta alteração é possível, desde que seja dentro do território nacional.

No fundo, se não houver nenhum impedimento no contrato da sociedade, todas as empresas registadas na Conservatória do Registo Comercial podem mudar a sua sede social. Mas, deve saber que esta alteração só pode ser feita por parte de um sócio-gerente, um mandatário com uma procuração, por um solicitador ou advogado.

Quais os documentos necessários?

Mudar a sede social da sua empresa não exige que reúna inúmeros documentos. Este é um processo simples, desde que esteja bem informado do que precisa fazer.

Aliás, na maioria dos casos, as empresas apenas precisam de entregar um ou dois documentos, que são uma fotocópia da ata do conselho de administração ou da assembleia geral, e quando aplicável, o certificado de admissibilidade. No entanto, existem outros pedidos e comunicações que terá de fazer se pretende alterar a sede social da sua empresa.

Para perceber melhor, os documentos que terá de entregar dependem um pouco da situação da sua empresa. Segundo, o Instituto dos Registos e do Notariado, IRN, os documentos para a alteração da sede social de uma empresa são os seguintes:

• A certidão da escritura pública ou fotocópia certificada da ata da assembleia geral onde conste a alteração;
• Se a mudança da sede social for deliberada pela administração da sociedade, com base na permissão genérica da alteração da sede que consta no artigo 12.º do Código das Sociedades Comerciais, basta entregar uma fotocópia da ata do conselho de administração ou até mesmo uma declaração por escrito da gerência.
• Certificado de admissibilidade de firma: Exceto quando a firma da sociedade seja constituída por uma expressão fantasia, acrescida ou não de referência à sociedade, ou quando a alteração seja efetuada para um Concelho limítrofe. Todas as outras alterações de sede estão obrigadas a emitir um certificado de admissibilidade de firma de acordo com o Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de Janeiro. 

Contudo, também terá de efetuar o pedido do registo comercial. Caso a comunicação não seja feita de forma automática, deve declarar as alterações à Autoridade Tributária e comunicar as mesmas à Segurança Social.

Posso mudar a sede social da minha empresa online?

Sim. Atualmente, é possível fazer o pedido de alteração da sede social da sua empresa através do ePortugal, no separador empresa online. Ao entrar no serviço empresa online, irá reparar que é possível criar uma empresa, registar uma marca, e fazer inúmeros registos e pedidos relacionados com a sua empresa.

Para submeter um pedido de alteração de sede social, deve descer na página até encontrar "Pedido de nome". Posteriormente, deve selecionar a oitava opção (Pedido de alteração de nome, sede para outro concelho), como pode ver no quadro abaixo:

De seguida, será reencaminhado para uma nova página, que poderá ver abaixo, onde terá de preencher alguns campos enquanto representante da sociedade. Este é o primeiro passo de seis.

Primeiro, deve colocar o NIPC da sua empresa, escolher a opção representante e preencher todos os campos de identificação solicitados. No segundo passo terá de preencher os campos para mudar a sede social da sua empresa. Depois, basta submeter os documentos que referimos anteriormente, rever o seu pedido e proceder ao pagamento. Por fim, deve guardar o comprovativo do pedido de alteração de sede social.

Posso mudar a sede social da minha empresa presencialmente?

Embora cada vez mais pessoas tratem deste tipo de pedidos e alterações online, saiba que poderá fazer esta alteração presencialmente. Para mudar a sede social da sua empresa, basta dirigir-se a uma Conservatória e levar os documentos assinados que indicámos.

Mas atenção. Caso precise de entregar o Certificado de Admissibilidade de firma, este pedido deve ser feito com antecedência. Só após ter o certificado em sua posse, é que deverá tratar da alteração da sede numa conservatória.

Quanto custa mudar a sede social?

Depende da forma como submeter o pedido. Se decidir fazer a alteração da sede social presencialmente, o custo é de 200 euros. Se optar por fazer o registo online, atualmente, há um desconto de 15%, ou seja, neste caso, o pedido fica em 170 euros.

Para consultar todos os custos referentes a pedidos de alterações, deverá consultar o preçário de emolumentos do registo comercial.

Leia ainda: Em que situações as empresas têm de pagar imposto de selo?