Ajudas de custo: Que valores são praticados e quando são tributadas?

A sua atividade profissional implica, por vezes, deslocações dentro do país ou no estrangeiro? Pela primeira vez, vai pagar ou receber ajudas de custo, mas tem algumas dúvidas sobre os valores praticados e as situações em que estas estão, ou não, isentas de impostos?

Para ajudá-lo a esclarecer estas questões, de seguida, detalhamos a legislação sobre as ajudas de custo, reunimos os valores de referência em 2021 e apontamos as situações em que estão sujeitas a tributação.

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O que são ajudas de custo e quando devem ser pagas?

As ajudas de custo, tal como o meu nome indica, são uma ajuda financeira, paga pelas empresas, que tem como objetivo cobrir ou diminuir os encargos das deslocações profissionais dos trabalhadores. No entanto, as ajudas de custo estão associadas a deslocações esporádicas e não a deslocações que integrem a habitual rotina profissional.

Ou seja, imagine que é necessário um colaborador ir a uma conferência de dois dias numa outra cidade do país. Este trabalhador ao deslocar-se por motivos profissionais tem de suportar certas despesas. Essas despesas podem estar ligadas ao transporte, estadia e refeições.

Assim, como as deslocações acontecem em representação da empresa, esta tem de cobrir uma parte das despesas ou até reembolsar a totalidade do valor em causa.

No entanto, não existe uma legislação que se aplique ao setor privado. Na realidade, a maioria das empresas paga as ajudas de custo de acordo com Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril, alterado posteriormente pelo Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro, que se destina à Função Pública.

Logo, as empresas privadas podem implementar políticas diferentes na atribuição de ajudas de custo, bem como praticar valores distintos daqueles que servem de referência ao sctor público.

Em termos de ajudas de custo, as três categorias mais comuns são:

• Despesas com a deslocação a nível de transporte: As ajudas de custo podem aplicar-se à deslocação na viatura própria do trabalhador, no aluguer de um automóvel, em bilhetes de transportes públicos, paquímetros e estacionamento, portagens, etc.

• Estadias: Em deslocações de maior duração, podem ser pagas ajudas de custo relacionadas com estadias em hotéis ou em outras opções de alojamento.

• Refeições e alimentação: Os custos com as refeições também se englobam nas ajudas de custo.

Como são aplicados os valores de referência para o Estado?

Os valores de referência das ajudas de custo são fixados anualmente. No entanto, nos últimos anos não têm sofrido alterações. Em termos de categorias, os valores de referência dividem-se entre o transporte, estadias nacionais e internacionais, e o subsídio de alimentação serve como referência para as refeições.

Contudo, os valores diferem e seguem parâmetros específicos. Por exemplo, no caso das ajudas de custo nos transportes, o Estado ajuda com despesas de deslocação tendo em conta os quilómetros percorridos, mas também de acordo com o meio de transporte utilizado.

Ou seja, há valores tabelados para as viaturas próprias dos colaboradores, transportes públicos ou veículos motorizados que não sejam automóveis. Mas, caso o transporte corresponda a um automóvel alugado, a ajuda é paga consoante os quilómetros percorridos, tendo em conta o número de funcionários.

Caso a ajuda de custo seja relativa a estadias, o montante estabelecido varia de acordo com o cargo dos funcionários e se a estadia é em Portugal (incluindo as regiões autónomas) ou no estrangeiro.

Por fim, as ajudas com as refeições são aplicadas no mesmo formato do subsídio de alimentação, sendo o valor limite diferente quando é pago em dinheiro ou em vale/cartão refeição.

Assim, seguem-se os valores limites em vigor em 2021 divididos por estas três categorias.

Ajudas de custo nos transportes

Valor de referência para estadias nacionais e internacionais

Subsídio de alimentação em 2021

As ajudas de custo são tributadas em sede de IRS?

Depende dos valores. Dado que não existe legislação em vigor para o setor privado, os valores de referência do público, indicados anteriormente, são os montantes máximos para os trabalhadores ficarem isentos de impostos.

Ou seja, se uma empresa pretender pagar uma ajuda de custo com um montante superior, o montante excedente ao valor de referência será considerado um rendimento de trabalho dependente. E isto significa na prática que esse valor ficará sujeito ao pagamento de IRS e de Segurança Social.

Se os montantes suportados pelas empresas não ultrapassarem estes valores, ficam isentos de impostos.

As empresas estão sujeitas a outro tipo de impostos?

Vai depender de alguns fatores associados aos encargos e tributação das ajudas de custo. Regra geral, as empresas não pagam impostos sobre as ajudas de custo quando estas estão sujeitas à tributação de IRS. Mas, existem dois fatores que podem alterar esta isenção, e levar as empresas a pagar tributação autónoma sobre estes valores.

O primeiro é quando os encargos com as deslocações não são totalmente faturados aos clientes. Por exemplo, se uma empresa faturar a um cliente as ajudas de custos com as deslocações dos trabalhadores envolvidos na prestação de serviço ou no projeto, fica isenta de pagar tributação autónoma.

O segundo é quando os montantes das ajudas de custo não são tributados em sede de IRS. Logo, a empresa tem de pagar tributação autónoma, sendo aplicada a taxa de 5%. Esta percentagem é aplicada tanto na primeira situação como na segunda.

Contudo, a empresa deve informar-se sobre os critérios que lhe permitem beneficiar da isenção e da própria aplicação da tributação autónoma nestes casos.

Existem procedimentos específicos para as ajudas de custo serem aceites?

Por norma, sim. Na Função Pública é normal que o trabalhador preencha uma ficha de itinerário, onde deve descrever a sua deslocação, custos suportados. Além disso, para receber as ajudas de custo, um trabalhador da Função Pública tem que apresentar todos os comprovativos de pagamento das despesas decorrentes da deslocação.

Contudo, no secor privado, o tipo de documentos a preencher pode variar de empresa para empresa, dado que os procedimentos obrigatórios na lei não se aplicam às privadas. No entanto, os comprovativos de despesas com as deslocações costumam ser um requisito obrigatório em todas as empresas.

Por isso, é fundamental que nas suas deslocações profissionais guarde todas as faturas das suas despesas. Não se esqueça que antes de fazer a sua primeira deslocação deve informar-se sobre todos os procedimentos, bem como ter em sua posse o NIPC (Número de Identificação de Pessoa Colectiva) da sua empresa.

Procedimentos contabilísticos e fiscais

As empresas também têm alguns procedimentos contabilísticos e fiscais a cumprir para que as despesas com as ajudas de custo sejam aceites. Embora esta seja uma questão que deva esclarecer junto de um contabilista, é preciso ter atenção à declaração das ajudas de custo nas folhas salariais dos colaboradores.

Além disso, as empresas devem prestar contas destas despesas até ao fim do exercício, e guardar toda a documentação de forma a conseguirem comprovar essas despesas.

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