e-fatura: O que tenho de fazer?

Em funcionamento há uma década (desde o dia 1 de janeiro de 2013), o portal e-fatura foi criado com o objetivo de incentivar a emissão e comunicação de faturas em todas as operações económicas.

Com a aprovação dos decretos de lei n.º197/2012 e n.º198/2012, em 24 de agosto, criaram-se várias medidas para controlar a emissão de faturas. Por exemplo, passou a ser obrigatória a emissão de faturas, mesmo que os consumidores não solicitem o documento.

No entanto, também foram criados incentivos de natureza fiscal que hoje a maioria das pessoas conhece: as deduções à coleta em sede IRS (Imposto sobre o Rendimentos das Pessoas Singulares). Em 2015, após entrar em vigor a reforma do IRS, os contribuintes passaram a beneficiar de deduções à coleta em vários tipos de despesas, desde que solicitassem faturas com o seu NIF.

E, até hoje, essas medidas estão em vigor (com alterações nos valores máximos), existindo cada vez mais categorias e benefícios fiscais para os contribuintes neste âmbito. Contudo, regularmente, é necessário entrar no e-fatura e aprovar as faturas que constam no portal ou registar as faturas que estão em falta.

Isto porque, anualmente, no mês de fevereiro do ano seguinte à emissão das faturas, os contribuintes devem garantir que todas as despesas com NIF que permitem beneficiar de deduções à coleta no IRS estão no sistema da Autoridade Tributária e Aduaneira. Posteriormente, a AT apura o montante total das deduções que pode ser consultado pelos contribuintes no e-fatura.

Mas para ter uma ideia mais clara do que deve fazer no portal e-fatura, de seguida, fique a conhecer os principais passos a dar e quais as faturas que deve ter em consideração.

Como posso aceder ao e-fatura?

Para aceder ao portal e-fatura, basta entrar no site: https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt e fazer a sua autenticação enquanto contribuinte. Esta autenticação pode ser feita de duas formas:

• Com o seu NIF (Número de Identificação Fiscal) e a palavra passe que usa no portal das finanças;
• Através do seu Cartão do Cidadão (e respetivo leitor) ou com a sua Chave Móvel Digital.

Atenção que se quiser aceder às suas deduções à coleta, basta entrar no menu "despesas dedutíveis em IRS", e selecionar a opção "consumidor". Após efetuar a sua autenticação, tem acesso a todas as categorias que permitem a dedução à coleta em IRS. Esta é uma solução para quem pretende apenas confirmar se os valores estão corretos ou o valor acumulado em cada categoria.

Mas se tiver faturas pendentes ou precisar de registar faturas, aceda ao menu "Consumidor", onde encontra as seguintes opções: verificar faturas; registar faturas e resolver pendências.

Caso seja um trabalhador independente, não se esqueça que além das suas faturas enquanto contribuinte para aprovar ou registar, precisa de verificar e registar as suas despesas de atividade, no menu correspondente.

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Que categorias de deduções à coleta existem?

Os contribuintes que solicitam faturas com o seu número de contribuinte (NIF) podem deduzir estas despesas nas seguintes categorias:

• Despesas Gerais Familiares;
• Saúde;
• Educação;
• Habitação;
• Lares.

No entanto, também é possível deduzir 15% do IVA nas seguintes categorias:

• Reparações de automóveis;
• Reparação de motociclos;
• Restauração e alojamento;
• Cabeleireiros;
• Atividades veterinárias;
• Passes de transporte mensais;
• E ginásios.

Em cada categoria, existe, porém, um teto máximo. Por exemplo, nas despesas gerais familiares, o teto máximo é de 250 euros por sujeito passivo, independentemente do valor de despesas gerais familiares que tem. No entanto, um casal que entregue a declaração do IRS em conjunto pode deduzir 500 euros, no total, nesta categoria.

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Devo ir ao portal e-fatura regularmente ou uma vez por ano?

Em termos práticos, entrar no portal e-fatura regularmente permite-lhe otimizar o seu tempo, pois consegue revolver todas as suas faturas pendentes ou por validar em poucos minutos.

Se entrar apenas uma vez por ano, pode ter dezenas de páginas com faturas que precisa de validar. E, neste caso, vai demorar algum tempo até conseguir ter todas as suas faturas devidamente validadas no portal. Além disso, corre o risco de se esquecer de registar algumas despesas, o que pode afetar o seu reembolso de IRS.

Caso não saiba o que são faturas pendentes ou porque tem de validar certas faturas, passamos a explicar. Quando pede fatura com contribuinte, o comerciante comunica à AT essa fatura. Depois, até ao dia 8 do mês seguinte da sua emissão, essa fatura deve constar no portal do e-fatura, na página do contribuinte.

No entanto, por vezes, essas faturas podem ser comunicadas sem uma categoria associada. O que leva essas despesas a ficarem pendentes ou por validar. Nestes casos, a responsabilidade passa para o contribuinte, que deve indicar a categoria certa de cada fatura pendente.

Mas, dado que pode ser difícil identificar a categoria devido ao nome do comerciante não corresponder à marca, é preciso ter atenção redobrada neste processo. Em caso de dúvida, consulte as suas faturas em papel (caso guarde esta documentação), o seu extrato bancário ou pesquise no motor de busca pela designação comercial ou morada da empresa. Assim, será mais fácil descobrir a categoria da fatura pendente.

Já na área da saúde, muitas vezes, é necessário complementar a informação das faturas, anexando a receita prescrita. Por norma, o próprio e-fatura notifica-o desta necessidade, destacando que existem x faturas pendentes sem receita. Logo, basta aceder a esta notificação, entrar em cada uma das faturas e complementar as informações em falta, como o anexo da receita prescrita pelo seu médico. Depois, basta guardar as alterações.

Se detetar que, após o dia 8 do mês seguinte à emissão de uma fatura, ela não consta no portal e-fatura, então registe a fatura manualmente. Tenha em conta que, nestes casos, precisa de ter em sua posse a fatura em papel, que deve ser preservada durante quatro anos.

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Porque é que devo certificar-me de todas as faturas em fevereiro?

De acordo com o calendário fiscal do IRS, as faturas que constam no portal e-fatura devem ser validadas até ao dia 25 de fevereiro de 2023. A partir dessa data, já não pode aprovar e resolver as pendências das faturas relativas ao ano anterior.

Assim, mesmo que valide as suas faturas regularmente, em fevereiro tem noção de todas as despesas contabilizadas em cada categoria. E caso existam erros, pode corrigi-los antes que seja tarde demais.

Por exemplo, se uma fatura estiver na categoria errada, pode, na área de verificar faturas, selecionar a que contém o erro, e corrigir a atividade. Esta opção está disponível em "alterar" e no final da página encontra a "Atividade de realização da aquisição". Depois basta guardar as alterações.

Se fizer todo este processo antes do final de cada ano, pode ir controlando as categorias onde atingiu o teto máximo, sendo o das despesas gerais familiares o mais fácil de alcançar, e ver que tipo de despesas pode compensar fazer nesse ano para aumentar as suas deduções à coleta.

Contudo, se fizer este processo apenas em fevereiro, resta-lhe garantir que todas as faturas se enquadram na categoria certa e que todas as suas despesas estão no e-fatura.

Porque é que não encontro certas despesas no e-fatura?

Para quem vai entregar o seu primeiro IRS, é normal que se depare com várias dúvidas sobre as despesas que permitem a dedução à coleta. Isto porque existem despesas que se encontram no e-fatura, mas outras não.

Por exemplo, as despesas relativas ao crédito habitação, rendas de imóveis, taxas moderadoras, propinas da universidade, refeições em cantinas de escolas públicas, entre outras, não constam no portal e-fatura. Isto porque todas estas despesas não estão associadas a faturas, e sim a recibos.

Para aceder a estas despesas vai ter de consultar a sua área pessoal do Portal das Finanças. No entanto, estas apenas estão disponíveis para consulta e validação a partir do mês de março, na data a publicar pela AT. Só após estas despesas aparecerem no Portal das Finanças é que pode confirmar se os valores estão corretos e o montante total das deduções que obteve no ano anterior.

No e-fatura constam as faturas pedidas com o NIF dos meus filhos?

Para quem tem filhos, as faturas pedidas com o NIF dos menores não vão aparecer na sua área de consumidor no portal e-fatura. Afinal, cada consumidor tem a sua própria área de cliente. E mesmo que os seus filhos sejam menores ou até recém-nascidos, devem ter uma senha de acesso ao Portal das Finanças.

Esta é uma forma de garantir que consegue obter os benefícios fiscais associados aos seus dependentes. Assim, além de aceder à sua área de consumidor no e-fatura, também deve aceder à área de consumidor de cada um dos seus filhos com as devidas credenciais.

Após validar e resolver todas as pendências relativas às faturas que pediu com o NIF dos seus filhos, deve confirmar se não estão em falta outras despesas. Caso estejam, deve registar as faturas ou inseri-las manualmente na sua declaração de IRS. Contudo, guarde em sua posse as faturas em papel.

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Se não concordar com o valor das deduções à coleta posso "reclamar"?

Sim. Todos os contribuintes têm o direito de contestar o valor das deduções à coleta que se encontram no portal e-fatura ou no Portal das Finanças. No entanto, é preciso estar atento aos prazos publicados no calendário fiscal relativo às várias fases do IRS.

Por norma, se um contribuinte não concorda com o valor apresentado das deduções à coleta que constam no e-fatura, tem até meio de março para apresentar a sua contestação. Mas não se esqueça que é fundamental que reúna documentos e comprovativos que sustentem a sua contestação.

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