10 aspetos a ter em conta quando escolhe a empresa de gestão de condomínio

Contratar uma empresa de gestão de condomínio pode ser uma mais valia para todas as pessoas que vivem num prédio. O tempo que a gestão de um condomínio consome, a responsabilidade acrescida que traz, e os conflitos que gera, acabam por levar muitos condóminos a contratarem uma empresa externa para fazer este serviço.

No entanto, contratar uma empresa de gestão de condomínio nem sempre é uma tarefa fácil. Isto porque ao contratar este tipo de serviço, passa as responsabilidades administrativas, financeiras e de gestão para alguém que não conhece. E isso requer que tenha confiança na empresa que está a contratar.

A pensar nas dúvidas que surgem durante este processo, apresentamos 10 aspetos a ter em conta quando escolhe a empresa de gestão de condomínio para o seu prédio.

1 - Orçamento: compare orçamentos de várias empresas

Seja qual for o serviço que pretende contratar deve sempre pedir vários orçamentos para conseguir comparar preços e as mais valias de cada proposta. Quando pretende contratar um serviço de administração e gestão de condomínios deve pesquisar várias empresas nessa área.

A escolha final deve ser baseada em diversos fatores, como o valor mensal, serviços, condições contratuais, modo de operação, seriedade, referências entre outros.

Selecione entre três a quatro empresas e peça orçamentos a cada uma delas. Compare os valores que apresentam com os serviços e benefícios que oferecem. Identifique os prós e contras de cada uma, e diminua a escolha para duas empresas.

Lembre-se que a decisão cabe à assembleia de condóminos, por isso é fundamental que todo o processo de seleção seja transparente, para juntos votarem na melhor solução para o condomínio.

2 - Serviços: escolha os serviços que se adequam às necessidades do condomínio

Em primeiro lugar deve informar-se sobre o tipo de serviços que a maioria das empresas de gestão de condomínio oferecem. Por norma, este tipo de empresas apresenta dois ou três packs na área de administração e gestão de condomínios, e o tipo de serviços incluídos varia de empresa para empresa.

Os serviços mais comuns neste tipo de empresa são:

• Gestão administrativa e financeira do condomínio;
• Todo o processo que envolve as assembleias de condóminos;
• A contabilidade do condomínio;
• A relação com os fornecedores;
• Cobranças das quotas de cada condómino;
• Gestão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico;
• Seguro do condomínio
• Limpeza das áreas comuns;
• Manutenção dos espaços e equipamentos
• Acesso online à gestão do condomínio

Da lista que aqui apresentamos, os primeiros cinco serviços costumam vir incluídos no pack básico das empresas de gestão de condomínios. Estes cinco são os serviços essenciais a terem em consideração em qualquer empresa nesta área. No entanto deve ponderar se pretende a contratação de um plano mais vasto que traga outro tipo de regalias. Não se esqueça que quanto mais serviços contratar, mais cara será a mensalidade a pagar.

Lembre-se que cada condomínio tem as suas próprias necessidades, e existem serviços que podem ou não valer a pena contratar consoante as características do prédio e dos residentes.

É obrigatório que seja definido um montante máximo para a contratação deste serviço em assembleia, e aprovado pela maioria. Nessa altura, deve ser ponderado se vale a pena pagar um pouco mais por serviços de limpeza e manutenção, seguros e apoio jurídico.

3 - Acompanhamento: veja como a empresa irá trabalhar com os condóminos

Cada empresa de gestão de condomínio tem o seu modo de operar, e por vezes os procedimentos não vão ao encontro das expectativas dos condóminos. É normal que não consiga prever se a empresa fará ou não um bom trabalho no seu condomínio. No entanto, antes de contratar os serviços de uma empresa deve questioná-la sobre o seu modo de operação.

Tente perceber o tipo de acompanhamento que a empresa faz a cada condomínio, com que regularidade comparece nas instalações, quais sãos os procedimentos para cada serviço, etc.

Atualmente muitas empresas de administração e gestão de condomínios possuem softwares de gestão, que permitem que os condóminos acedam a várias informações. Este tipo de serviço oferece maior segurança e transparência em todo o processo de gestão.

Através de um software de gestão de condomínio, os condomínios podem ficar a saber orçamentos e a aplicação dos mesmos, valores em dívida de cada fração, balanços, despesas, acesso detalhado à conta bancária, etc. Além disso, facilita o processo de comunicação através fóruns, chats, notificações, agendamentos e facilita os processos de pagamento, por multibanco ou MBWAY.

Por isso, deve avaliar bem o modo de operação de cada empresa, e perceber que acompanhamento e informações vai ter durante todo o processo de gestão.

4 - Atendimento: comunicação eficiente é uma vantagem

Antes de contratar uma empresa que faça a gestão do seu condomínio deve pensar que a facilidade de contacto é uma prioridade. Imagine que existe um problema urgente no condomínio, e tenta entrar em contacto com o administrador externo e não consegue. Se a empresa não tiver um ponto de contacto físico pode ser muito complicado resolver uma situação urgente.

Por isso é sempre aconselhável optar por empresas de gestão de condomínio que tenham estabelecimentos com atendimento ao público. Caso o administrador não atenda o telefone, pode ligar para o estabelecimento ou dirigir-se ao local para tentar resolver a situação o mais breve possível.

5 - Proximidade: diminua despesas de deslocação

A proximidade de uma empresa é por norma uma vantagem, principalmente se a empresa de gestão de condomínio tiver um ponto de contacto físico. Caso aconteça algum imprevisto ou precise de esclarecimento urgente, pode rapidamente dirigir-se ao estabelecimento e tentar resolver a situação.

Se optar por uma empresa que fique muito longe do condomínio terá sempre essa desvantagem, e despesa adicional de deslocação, quando precisar de ser atendido presencialmente. Por isso, a proximidade da empresa deve ser ponderada na hora da decisão final.

6 - Escolha o porta-voz da administração

Quando estiver a avaliar as empresas que selecionou deve pedir para conhecer a pessoa que será responsável pela administração do seu condomínio. É importante conhecer minimamente a pessoa que ficará encarregada da administração e gestão financeira do seu prédio. Através dessa apresentação pode tentar perceber o profissionalismo e seriedade do futuro administrador.

É importante também ficar definido quem vai ser o elo de ligação e o porta-voz dos condóminos, designado de administrador residente, embora qualquer proprietário de uma fração possa entrar em contacto com a empresa. Se tudo ficar bem definido e organizado será mais fácil criar um bom elo de ligação entre as duas partes.

7 - Referências: peça referência para ajudar na sua escolha

As referências de outras pessoas em relação a serviços e produtos são sempre uma ajuda preciosa para conseguirmos tomar uma decisão. Quando pretendemos contratar os serviços de uma empresa de gestão de condomínio, a experiência de outras pessoas pode evitar situações de burla, má gestão administrativa e financeira, e negligência.

Por isso, tente informar-se na sua zona de residência, se existem outros prédios com gestão externa do condomínio. Desta forma pode ficar a saber quais são as empresas que fazem a gestão, e se os outros condóminos estão satisfeitos.

Se não conseguir saber informações entre a vizinhança, atualmente é fácil ter acesso a avaliações de empresas, e comentários de clientes. Muitas empresas são avaliadas na internet, quer através do google ou das redes sociais. Por isso pode sempre fazer uma pesquisa para ver o que os outros clientes dizem sobre as empresas que selecionou e tirar as suas próprias ilações.

8 - Seriedade e Profissionalismo: verifique se a empresa está registada

Infelizmente existem muitas empresas de gestão de condomínios que operam de forma ilegal no nosso país. Além de não estarem devidamente registadas, o número de denúncias em relação a burlas e má gestão de empresas de administração de condomínios é elevado.

Por isso, é importante que verifique os dados da empresa que pretende contratar antes de celebrar um contrato. Caso tenha dúvidas sobre a legalidade de uma empresa, pode sempre pedir informações de uma empresa numa conservatória do registo comercial ou no IRN.

Outro assunto importante que pode ser abordado é se a empresa de gestão de condomínio tem contratado um seguro de responsabilidade civil. Pode parecer excesso de zelo, mas caso a empresa abra falência este seguro irá cobrir os danos causados a terceiros resultantes do exercício da atividade da empresa. Por fim nunca se esqueça que caso algo corra mal, tem sempre direito a fazer uma reclamação formal.

9 - O tipo de contrato: ler tudo antes de assinar

Ler tudo aquilo que vem num contrato pode ser trabalhoso, mas a verdade é o que previne a vinculação a um serviço do qual não concorda. Por isso, após ter ficado com duas empresas de gestão de condomínio, peça às duas que enviem o contrato para que este possa ser analisado pelos condóminos.

Ao ter o contrato em sua posse deve analisar as várias cláusulas. Tenha atenção ao tempo de duração do contrato, e como este pode ser cancelado. Inicialmente deve dar preferência a contratos de curta duração, como é o caso dos contratos anuais. Caso não fique satisfeito com a gestão externa do condomínio não ficará preso durante vários anos a esse contrato.

Caso opte por um contrato de maior duração, e se não ficar satisfeito com a gestão, terá que alegar que a empresa não cumpriu as suas obrigações, e pedir a destituição do administrador externo.

Por isso analise bem o contrato antes de assiná-lo para não ter surpresas desagradáveis mais tarde.

10 - Cuidado com o controlo total de uma empresa de gestão de condomínio

Por fim, e ainda relacionado com o processo contratual, deve ponderar bem que tipo de controlo vai ter a empresa de gestão de condomínio. Caso permita que uma empresa externa tenha o controlo total da gestão do seu condomínio, pode vir a ter problemas mais tarde.

É importante contratar uma empresa que se sinta seguro, e que trate da gestão do condomínio com profissionalismo. No entanto, é importante que a assembleia de condóminos tenha poder para vetar decisões importantes. A autorização de débitos da conta bancária também deve ser autorizada pelos condóminos.

Dito isto é importante que defina com antecedência que tipo de poder quer conceder a uma empresa de gestão de condomínio, e deixar tudo definido num contrato. Ao limitar os poderes da empresa, passará os problemas da administração e gestão para outras pessoas, mas os condóminos terão o controlo em decisões importantes.