Como fazer uma videoconferência de equipa

Nos dias que correm em que a internet se tornou uma realidade, os escritórios virtuais já são muito comuns. Há muita gente que trabalha a partir de casa ou alguns dias por semana, ou a tempo inteiro e, todos os dias há reuniões que são feitas através dos meios digitais. Assim, surge a dúvida: como fazer uma videoconferência de equipa? 

Selecionámos uma série de dicas simples mas eficazes que poderão tornar estas chamadas mais produtivas. 

O que é uma videoconferência?

A videoconferência é a tecnologia que permite uma ligação visual e sonora entre duas ou mais pessoas que se encontram em locais distintos. Uma chamada de vídeo através do WhatsApp ou do Facetime é uma videoconferência, uma vez que existe uma comunicação entre pessoas que se encontram fisicamente distantes. 

É, portanto, uma tecnologia muito utilizada para encurtar distâncias e para manter em contacto amigos e familiares que se encontram distantes. Além disso, esta é também uma ferramenta muito utilizada por todo o tipo de empresas, já que permite a realização de reuniões com pessoas de diferentes países ou cidades. 

Para além da transmissão de áudio e de imagem, as videoconferências permitem, ainda, a partilha de ficheiros e do próprio ambiente de trabalho e o envio de mensagens escritas.

Em síntese as principais vantagens são:

• Economia de tempo, evitando deslocações;
• Permite o trabalho remoto;
• Maior rapidez de decisão (facilmente se discute um assunto sem necessidade de reunir toda a gente);
• Diminuição de gastos monetários com deslocações;
• A possibilidade de guardar o vídeo da reunião.

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Escolha a ferramenta mais adequada 

Os equipamentos atuais (computadores, telemóveis e tablets) já vêm equipados com os requisitos técnicos para a realização de vídeo chamadas. Todos possuem câmera e microfone. Além disso, aceder e trabalhar com estas ferramentas é cada vez mais simples, e, em princípio, não precisará de recorrer a nenhum especialista em informática. 

Apesar de qualquer equipamento atual permitir realizar chamadas de vídeo de forma bastante simples, existem ferramentas especialmente construídas para reuniões via videoconferência. São aplicações disponíveis tanto para o computador como para os dispositivos móveis que permitem não só a ligação de múltiplos utilizadores, como o envio de ficheiros e a partilha de ecrã. 

Há várias no mercado, umas gratuitas, ou outras com planos pagos. Aqui a decisão é só sua, e deverá optar por aquela que melhor servir as necessidades da sua empresa. 

Algumas dessas aplicações são: 

• Google Hangouts / Meet
• Skype
• Zoom

Há muitas outras opções disponíveis, basta escolher aquela que mais se adequa às necessidades da sua empresa ou do seu grupo de trabalho. Pode ser uma boa ideia ter um plano B para a eventualidade de algo correr mal. Neste caso, esteja pronto para a possibilidade de ter que recorrer a outra aplicação para realizar a videoconferência, caso seja necessário. 

Depois de escolher qual a ferramenta a utilizar, é necessário ter em conta determinados pormenores para que a reunião decorra da melhor forma. Veja como fazer uma videoconferência profissional e produtiva. 

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Escolha um local calmo e neutro

Se possuir um escritório este será o local ideal para fazer a reunião por vídeo, ou seja, numa divisão separada do resto da casa. Caso não possua essa opção, tenha em atenção tanto ao cenário da sua câmara, ou seja, o que fica visível atrás de si, como ao ruído ambiente.

Procure que durante a reunião haja o menor barulho possível para que este não interfira com a comunicação. Já em relação ao cenário, é fácil de concluir que uma cama por fazer, uma mesa desarrumada ou mesmo o sofá desorganizado não transmitem uma imagem muito profissional. É muito importante que o fundo não crie distrações, por isso, se possível coloque-se em frente a uma parede lisa, por exemplo. 

Outro fator a ter em conta é a iluminação. Garanta que o local é bem iluminado, nem a mais nem a menos, de forma a que todos os participantes o consigam ver bem. 

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Chegue com antecedência 

A pontualidade é de extrema importância no contexto empresarial. No que diz respeito a videoconferências, o melhor é mesmo chegar um pouco antes. Uns minutos antes da reunião teste todas as condições técnicas possíveis, como o microfone, a imagem, iluminação e até a sua ligação à internet. É importante que nenhum destes fatores falhem durante a vídeo chamada já que podem prejudicar muito a produtividade desta. 

Em vez de utilizar o microfone e as colunas do computador, uma dica passa por recorrer a uns headphones com microfone incorporado, também chamados de auriculares. A captação do seu som é muito mais direcional e com os phones nos ouvidos consegue ouvir de forma mais clara os restantes intervenientes, sem incomodar os restantes habitantes da casa. 

O som e a imagem são muito importantes 

Numa videoconferência em que não existe presença física dos elementos da equipa, o som e a imagem são os dois elementos mais importantes. A ligação à internet vai fazer muita diferença aqui e, por isso, é importante que seja suficiente para este tipo de chamadas. 

Para além do uso de auriculares durante a reunião, mantenha o microfone desligado sempre que não é a sua vez de falar. Qualquer movimento que possa fazer desde pegar numa caneta, beber água ou mesmo a possibilidade de alguém na casa emitir algum barulho, criam distrações para a reunião e prejudicam a comunicação.  

Nesse sentido, se numa reunião convencional é importante haver um líder, ou alguém que conduza a reunião, numa videoconferência esta dica é ainda mais valiosa. Haver um moderador ajuda a que cada um fale na sua vez, sem que haja interlocutores a interromperem-se uns aos outros. 

Em termos de imagem, tenha em mente que o contacto visual é aqui tão ou mais importante do que se estivesse fisicamente com as restantes pessoas. Posicione bem a câmara à altura dos seus olhos e mantenha a distância adequada a esta, evitando ficar com o rosto demasiado colado ao computador. Durante a sua vez de falar olhe diretamente para a câmara e quando estiver a ouvir a outra parte olhe para a imagem no ecrã. 

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Comporte-se como se estivesse no escritório

Não é por estar em casa que a reunião deve ser encarada de ânimo leve. Se o seu escritório requer roupa mais formais, mantenha essas normas em casa. Não é obrigatório que esteja de fato completo, mas pelo menos arranje-se nas zonas que ficam visíveis, como a parte de cima do corpo, cara e cabelo. Uma boa imagem faz toda a diferença, seja virtualmente ou presencialmente. 

De forma simples, tome cuidado para que tudo o que fica visível na câmara esteja limpo e organizado, quer seja a sua aparência ou o seu local de trabalho. Por outro lado, da mesma forma que numa reunião no escritório não estaria a comer, guarde os lanches para o final da reunião, mantendo apenas uma garrafa de água.

Aja naturalmente 

Por mais estranha que a situação lhe possa parecer no início, aja naturalmente. Não precisa de falar alto demais ou gesticular demasiado. Basta olhar diretamente para a câmara quando for a sua vez e falar o mais natural possível. Recomenda-se também que seja objetivo e claro e, tenha em mente que por vezes pode ocorrer algum delay na transmissão. Respeite esse tempo e retome a comunicação. 

A videoconferência é uma reunião normal

As mesmas regras ou dicas utilizadas para aumentar a produtividade de uma reunião presencial aplicam-se aqui e são essenciais para se obtenham bons resultados. 

Portanto, algumas dessas dicas são:

• Crie uma ordem de trabalhos por ordem de prioridade e discutam um tema de cada vez;
• Defina a hora de início e do final da reunião e estipule o tempo disponível para cada assunto;
• Escolha uma pessoa para ficar responsável pelo tempo
• Evite prolongar muito a reunião;
• Elabore uma ata e envie-a a todos os participantes ou outros interessados;
• Grave a reunião, guarde-a junto da ata e envie-a se necessário. 

Além de todas estas dicas para a realização de reuniões mais produtivas, caso partilhe a casa com outros familiares ou colegas, avise-os da hora da videoconferência. É uma forma simples de prevenir interrupções ou ruídos de fundo. 

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