Tem dificuldade em cumprir prazos? 8 dicas que o podem ajudar

Se costuma ter dificuldades em cumprir prazos na sua vida profissional e pessoal, é bem provável que não esteja a gerir o seu tempo de forma eficiente. Mas não se preocupe, existem inúmeras pessoas que enfrentam esta dificuldade, uma vez que é algo bastante comum. No fundo, muitas pessoas cumprem prazos com facilidade ou são mais produtivas, pois têm estratégias e hábitos que lhes permitem gerir bem o tempo. E é neste sentido que este artigo o pode ajudar.

De seguida, deixamos 8 dicas que não só vão ajudar a diminuir as dificuldades em cumprir prazos, como também vão mostrar-lhe algumas estratégias para aumentar a sua produtividade.

1 - Se tem dificuldades em cumprir prazos, o melhor é estabelecer sempre as suas prioridades

A maioria das pessoas que têm dificuldade em cumprir prazos, por norma, lidam também com alguma dificuldade em organizar as suas tarefas. Por isso, é fundamental que antes de melhorar as suas habilidades, crie um método de organização que lhe permita realizar primeiro as tarefas prioritárias. Por exemplo, se tem várias tarefas para fazer num mês, uma solução simples para não deixar passar certos prazos, é criar uma lista de todas as suas obrigações. Depois deve organizar essa lista tendo como base a data limite para realizar cada tarefa. No topo da lista deve estar a primeira tarefa que tem que realizar e no final aquela que tem mais tempo para concretizar.

Esta é uma estratégia bastante simples de organizar a sua agenda por prioridades. À medida que vai realizando cada tarefa pode marcar a mesma como concluída, e passar imediatamente para a próxima tarefa listada.

2 - Estabeleça rotinas diárias para ajudar a concretizar os seus objetivos

Muitas pessoas que têm dificuldades em gerir o seu tempo, nunca tiveram o hábito de estabelecer rotinas diárias no seu trabalho e na sua vida pessoal. A verdade é que este não é um passo simples para algumas pessoas, uma vez que estão habituadas a lidar com as tarefas à medida que elas vão surgindo. No entanto, esta não é a melhor opção para cumprir prazos, uma vez que quebra logo o conceito das prioridades.

Por isso, o melhor que tem a fazer é tentar implementar uma rotina e um sistema que o ajude a gerir o seu dia. Por exemplo, imagine que diariamente tem que tratar de tarefas prioritárias que ficaram pendentes, ligar para clientes, responder a emails, tratar de assuntos pessoais inadiáveis, entre outros. O ideal é deixar tudo organizado por prioridades no dia anterior e assim que começar o dia deve consultar o que tem para fazer. Caso não seja possível este sistema, então o melhor é focar-se primeiro no que ficou pendente e é prioritário. Depois, deve então tratar das tarefas diárias mais urgentes, e assim sucessivamente.

Alguns especialistas defendem que o melhor é começar o dia a lidar com as tarefas mais complexas e exigentes. Desta forma, à medida que o dia vai avançando o stress diminui e apenas vai ter de lidar com as obrigações mais simples quando está cansado.

Outro aspeto que pode ser interessante é a automatização de alguns processos. Por exemplo, se conseguir ter um tempo livre na sua agenda, pode dedicar-se a criar emails padrão, documentos base para determinadas situações, etc. Desta forma, apenas vai ter de adaptar o seu email ou documento à situação que tem em mãos e não tem de criar tudo do zero. Para além da automatização de processos ser um forte aliado na hora de cumprir prazos, também vai conseguir melhorar a sua produtividade.

3 - Cuidado com os prazos inalcançáveis!

A pressão em muitos postos de trabalho para realizar um número de tarefas impossíveis leva os trabalhadores a ficarem desgastados e desmotivados rapidamente. No entanto, mesmo que na sua empresa esta situação não seja muito recorrente, é importante ter noção do seu rendimento, mas também dos seus limites, e comunicar os mesmos.

Ou seja, por melhor trabalhador que seja, nem sempre é possível cumprir algumas tarefas dentro do prazo atribuído. E nesta situação, a melhor forma para lidar com este tipo de problema é estar a par do tempo que uma tarefa leva a fazer. Se, por experiência profissional, sabe que vai precisar de dois dias no mínimo, mas pediram-lhe para entregar em um, deve explicar ao seu superior o porquê de não ser possível. Isto porque ao comprometer-se em realizar uma tarefa dentro de um prazo inalcançável não só vai ficar numa situação de incumprimento, como abre o precedente para esse tipo de imposições.

Se por outro lado, se for questionado de quanto tempo será necessário para realizar uma tarefa, lembre-se que deve ser sempre realista na hora de estabelecer os prazos de entrega. Lembre-se que um bom profissional não tem que ser o que termina o seu trabalho mais rapidamente, uma vez que a rapidez pode levar a alguns erros que trazem outro tipo de problemas.

Esta dica também pode ser aplicada na vida pessoal. Quando tentamos resolver vários problemas familiares ao mesmo tempo ou o mais rápido possível, o mais provável é não conseguirmos ser bem sucedidos. Ao termos consciência dos nossos limites e do tempo que vai ser necessário para resolver um problema, não criamos falsas expetativas e conseguimos gerir melhor as nossas obrigações.

4 - Não se esqueça de ter em conta os imprevistos e as revisões

Este ponto está um pouco ligado à dica anterior, visto que pode afetar o cumprimento de um prazo estabelecido por si. Ou seja, quando se compromete a realizar uma tarefa dentro de um prazo deve ter em conta que podem acontecer imprevistos e que vai precisar de rever o seu trabalho.

Imagine que uma tarefa demora cerca de 3 horas a fazer. Caso se comprometa antecipadamente a terminar a tarefa dentro de 3 horas, se acontecer algum imprevisto vai ter dificuldades em cumprir o prazo. O mesmo acontece se não tiver contemplado nesse tempo a revisão do seu trabalho. Por isso, se uma tarefa demora 3 horas a fazer, mas precisar de 1 hora para rever, o melhor é indicar que vai necessitar entre 4 a 5 horas para terminar esse trabalho. Desta forma, para além de ficar com uma margem de tempo que cobre imprevistos, não vai ter que lidar com tanto stress na hora de realizar a tarefa.

5 - As dificuldades em cumprir prazos podem estar ligadas ao seu perfecionismo

As pessoas perfecionistas tendem a ter dificuldades em cumprir prazos. E, se pensarmos bem, quando queremos fazer algo perfeito é quase impossível fechar esse capítulo. Afinal, existe sempre mais uma alteração a fazer, uma ideia para acrescentar ou retirar, etc. Mas na realidade, a perfeição é um conceito subjetivo e quase inalcançável quando temos prazos a cumprir.

Por isso, o mais importante é dar o seu melhor em cada tarefa, sabendo que provavelmente não vai alcançar a perfeição. No entanto, é fundamental que reveja o que foi feito e que entregue o melhor trabalho possível, segundo as exigências que lhe foram pedidas.

Embora seja mais simples dizer do que fazer, a realidade é que ao mudar a sua mentalidade para um processo de criação mais razoável, vai conseguir trabalhar com menos pressão e conseguir atingir os seus objetivos mais facilmente.

6 - Se quer cumprir prazos deve afastar todas as distrações

As maioria das distrações, por norma, são inimigas da produtividade, tanto a nível profissional como a nível pessoal. Embora seja normal o ser humano distrair-se facilmente com fatores externos, a verdade é que quando queremos melhorar a nossa produtividade e cumprir prazos, temos de afastar ao máximo todas as distrações possíveis. E isto não quer dizer que não possa descontrair-se um pouco no seu trabalho ou na sua vida pessoal. Pelo contrário. Apenas deve é estabelecer um tempo para descontrair após terminar as tarefas e não a meio das mesmas.

Por exemplo, vários estudos indicam que a produtividade aumenta quando trabalhamos durante um determinado período e de seguida fazemos um pequeno intervalo. Segundo um estudo publicado no Observador, em que foi utilizada a App DeskTime para verificar o comportamento dos trabalhadores mais produtivos, verificou-se que esses trabalhadores faziam pausas de 17 minutos por cada 52 minutos de trabalho. Para além disso, vários métodos de produtividade indicam também essa vantagem, mas com tempos de trabalho e descanso diferentes.

Por isso, caso pretenda aumentar a sua produtividade por ter dificuldades em cumprir prazos, o melhor é durante o tempo que está a realizar uma tarefa desligar-se de todas as distrações. Assim que a mesma esteja terminada, então é hora de descontrair um pouco e recarregar as suas energias.

7 - Use a tecnologia a seu favor se tem dificuldades em cumprir prazos

Com o avanço da tecnologia e a criação de várias aplicações, hoje é fácil ter acesso a ferramentas que o podem ajudar a gerir melhor o seu tempo, mas também a cumprir os seus objetivos. Por exemplo, atualmente existem várias aplicações que organizam as tarefas, sendo possível criar lembretes ou notificações para não deixar passar os prazos de entrega. Além disso, a maioria destas aplicações permite a sincronização de dados em tempo real e algumas delas até podem ser usadas quando está offline.

Se olhar para a tecnologia como uma aliada na hora de cumprir prazos, certamente vai conseguir ter a sua agenda bem organizada e não deixar tarefas prioritárias por cumprir. Lembre-se que nunca é tarde para estar a par de novas ferramentas que podem ser muito úteis para a sua vida profissional e pessoal.

Ler mais: 20 melhores apps para estudantes

8 - Pesquise sobre técnicas para aumentar a sua produtividade

Por fim, se está determinado a melhorar a sua produtividade, talvez o melhor seja procurar algumas técnicas e métodos para o ajudar a alcançar os seus objetivos. Hoje em dia existem várias técnicas que pode pesquisar neste sentido, vendo sempre qual é a que se adapta melhor a si e às suas necessidades. Uma das técnicas que tem conquistado vários praticantes que pretendem melhorar a sua produtividade é a Técnica Pomodoro. Este método incentiva os praticantes a realizarem as suas tarefas através de blocos de tempo de 25 minutos. Sempre que os blocos chegam ao fim, deve ser feita uma pausa de 5 minutos. Após serem cumpridos 4 blocos de tempo, então a pausa deve ser maior, e pode ir de 20 a 30 minutos.

No entanto, se esta técnica não lhe parecer uma boa solução para si, existem várias outras que pode experimentar. Por exemplo, pode pesquisar a técnica Getting Things Done (GTD), a técnica de Kanban, entre tantas outras. O importante é tentar encontrar um método que o ajude a atingir os seus objetivos, sejam eles para melhorar a sua vida profissional ou pessoal. Se implementar algumas destas dicas lentamente, o mais provável é que com o tempo os resultados comecem a surgir. Não se esqueça que é normal que nos primeiros tempos sinta algumas dificuldades em alterar os seus velhos hábitos. Mas com a devida persistência, todos os maus hábitos são possíveis de alterar. Lembre-se disso, quando surgirem os primeiros obstáculos.

Ler mais: Quer ser mais produtivo? Anote estas sete dicas